Administrativ assistent/dokumentationsansvarig

Administrativ assistent – dokumentation, bemanning och verksamhetsstöd Välkommen till Vima Vård & Omsorg! Vima Vård & Omsorg är ett växande hemtjänstföretag som erbjuder professionella vård- och omsorgsinsatser med fokus på trygghet, kvalitet och säkerhet. Vi har även en särskild inriktning på att uppmärksamma och främja tandhälsan hos våra äldre. Vi är idag verksamma i Haninge kommun & Nynäshamns kommun, och våra ambitioner är att fortsätta växa och etablera oss i fler kommuner i Stockholmsområdet. Nu söker vi en administrativ assistent som vill vara en viktig del av vår fortsatta utveckling. Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och självgående och som trivs med att ha flera olika administrativa ansvarsområden. Du rapporterar direkt till VD och verksamhetschef och blir en del av en familjär och kompetent ledningsorganisation. I det dagliga arbetet har du stöd av bland annat samordnare, biträdande verksamhetschef/föreståndare och HR-ansvarig. Om tjänsten I rollen som administrativ assistent har du ett brett ansvar inom dokumentation, administration, bemanning och verksamhetsstöd. En viktig del av tjänsten är att säkerställa att verksamhetens dokumentation håller hög kvalitet. Du kommer bland annat att: Granska och kvalitetssäkra dokumentation som utförs av våra medarbetare. Kontrollera att dokumentationen är korrekt, tydlig och följer verksamhetens rutiner. Godkänna dokumentation och följa upp eventuella brister. Arbeta i olika rapporterings- och verksamhetssystem. Säkerställa att administrativa uppgifter blir korrekt utförda och uppföljda. Bemanning och schemaplanering En annan viktig del av tjänsten är att planera och bemanna verksamheten. Du kommer bland annat att: Planera och lägga arbetsscheman utifrån verksamhetens behov. Säkerställa att rätt bemanning finns på plats. Hantera korttidsfrånvaro, sjukfrånvaro och andra förändringar i bemanningen. Göra justeringar i schemat när verksamhetens behov förändras. Ha kontakt med medarbetare kring arbetstider och bemanning. Arbeta lösningsorienterat för att säkerställa kontinuitet och kvalitet för våra kunder. Det är därför viktigt att du är strukturerad, stresstålig och har förmåga att snabbt prioritera och hitta lösningar när förutsättningarna förändras. Övriga administrativa arbetsuppgifter Tjänsten innebär även ett brett administrativt ansvar, exempelvis: Beställa matlådor. Verkställa beslut. Kontrollera nyckelkvittenser. Beställa hygienmaterial och andra förbrukningsvaror. Hantera olika administrativa uppgifter kopplade till verksamheten. Följa upp att beställningar och andra uppgifter blir utförda. Ta emot och välkomna besökare. Ansvara för att det är ordning och reda på kontoret. Du kommer att ha en central roll i att se till att det administrativa arbetet fungerar smidigt och att verksamheten har rätt förutsättningar för att kunna leverera omsorg av hög kvalitet. Vem söker vi? Vi söker dig som är självgående, driftig, noggrann och lösningsorienterad. Du tycker om struktur och administration, men samtidigt trivs du med ett arbete där saker kan förändras snabbt och där du behöver kunna prioritera. För att lyckas i rollen behöver du vara: Strukturerad och organiserad. Noggrann och kvalitetsmedveten. Serviceinriktad och positiv. Lösningsorienterad. Självgående och initiativtagande. Flexibel och stresstålig. Bekväm med att kommunicera med både medarbetare och ledning. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation. Kvalifikationer Vi söker dig som: Har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift. Är van vid att skriva och formulera dig professionellt i dokumentationsspråk. Har god datorvana och lätt för att lära dig nya system. Har erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. Är van vid att arbeta strukturerat och självständigt. Har förmåga att planera, prioritera och följa upp arbetsuppgifter. Har intresse för bemanning och schemaplanering. Din tidigare bakgrund kan variera. Du kan exempelvis ha erfarenhet från socialtjänst, äldreomsorg, hemtjänst, bevakningsbranschen, hotellverksamhet, administration eller annan verksamhet där struktur, service och planering varit centrala delar av arbetet. Det är meriterande om du har erfarenhet av bemanning, schemaplanering, rapportering, dokumentationsgranskning eller administrativt arbete inom äldreomsorg/hemtjänst. B-körkort och egen bil är meriterande, men inget krav. Arbetstid: Tjänsten är på kontorstid: Måndag–fredag kl. 07.00–15.30. Våra kontor finns i Haninge och Nynäshamn. Det finns möjlighet att arbeta från båda kontoren som omväxling, men majoriteten av arbetstiden kommer att vara förlagd till Haninge. Vad erbjuder vi? Hos Vima Vård & Omsorg blir du en viktig del av en verksamhet med stora ambitioner. Vi arbetar aktivt med kvalitet, miljöarbete och social hållbarhet och vill tillsammans skapa en tryggare och bättre äldreomsorg. Du får möjlighet att arbeta nära verksamhetens ledning och vara med och utveckla våra administrativa rutiner, dokumentation, bemanning och arbetssätt. Vi söker dig som vill skapa värde, kvalitet och struktur – och som vill vara med och forma morgondagens äldreomsorg tillsammans med oss. Om Vima Vård & Omsorg Vima Vård & Omsorg erbjuder professionella vård- och omsorgsinsatser med fokus på trygg, tillgänglig och säker omsorg av hög kvalitet. Vi har en särskild inriktning på tandhälsa för äldre och arbetar aktivt för att skapa en helhet kring våra kunders välmående. Vi är idag verksamma i Haninge kommun och Nynäshamns kommun och planerar att fortsätta expandera till fler kommuner i Stockholmsområdet. Ansökan Varmt välkommen med din ansökan! Skicka CV och personligt brev till oss. Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Före erbjudande om anställning ska utdrag ur polisens belastningsregister samt giltig fotolegitimation uppvisas. Välkommen till Vima Vård & Omsorg – vi ser fram emot att höra från dig!