Administrativ fastighetsförvaltare

Administrativ fastighetsförvaltare till PiteBo Vill du ha en nyckelroll där struktur, samordning och ansvarstagande gör verklig skillnad i den dagliga förvaltningen? Vi söker nu en administrativ förvaltare som vill vara ett nära stöd till förvaltningsavdelningen på PiteBo och bidra till att skapa ordning, kvalitet, utveckling och framsteg i verksamheten – Vi erbjuder en varierad och betydelsefull roll med stor bredd, där du får möjlighet att påverka arbetssätt, skapa struktur och bidra till en trygg, effektiv och välfungerande förvaltning. Du blir en viktig del av förvaltningsorganisationen och får arbeta nära chefer, kollegor och andra funktioner i verksamheten. Tjänsten är placerad i Piteå och du rapporterar till förvaltningschef. Vi erbjuder dig träning på arbetstid, friskvårdsbidrag, kompetensutveckling, flextid m.m. Lön och tillträde enligt överenskommelse. Önskat tillträdesdatum så snart som möjligt. Om tjänsten Som administrativ förvaltare är din primära uppgift att stötta förvaltningschefen och bovärdarna i de administrativa delarna av förvaltningen. Du fungerar som en samordnande länk mellan verksamhet, myndighetskrav, dokumentation, uppföljning och interna arbetssätt. Rollen innebär också att du stöttar inom arbetsledande frågor. Vi söker dig som är strukturerad, ansvarstagande och trygg i att driva administrativa processer från behov till genomförande och uppföljning. Du har god förmåga att skapa ordning i komplex information, hålla ihop flera parallella frågor och samarbeta med olika funktioner i organisationen. Dina arbetsuppgifter • Ansvara för samordning, årlig uppföljning, åtgärder och dokumentation inom bland annat brandskydd, elsäkerhet, lekplatser, kemikalier, skyddsrum, larm, hissar och kameror. • Följa upp revisionsbesiktningar och säkerställa att åtgärder, dokumentation och ansvarsfördelning hanteras på ett strukturerat sätt. • Samordna frågor kopplade till fordon, körjournaler, släp och telefoner. • Leda, följa upp och dokumentera förvaltningens arbete med krishantering och kontinuitet. • Utföra administrativa och informationsinsamlande uppgifter kopplade till upphandlingar och ramavtal samt vara delaktig i framtagande av upphandlingsunderlag. • Bidra i skadeförebyggande arbete och vara kontaktperson i försäkringsfrågor. • Administrera, strukturera och utveckla rutiner för bovärdar. • Arbeta med Momentum fastighetssystem och Momentum BI genom att strukturera ronderingar, optimera användningen och ta fram relevant statistik. • Strukturera och hålla förvaltningens gemensamma dokumentation och register uppdaterade, exempelvis fastighetslistor, ytor och byggnadsdelar. • Fånga upp nya myndighetskrav samt säkerställa att garantier och skötselanvisningar tas om hand vid avslutade projekt och överlämningar. • Analysera resultat från hyresgästundersökningar och bidra till underlag för förbättringsarbete. • Stötta och FC i det strategiska arbetet samt delta vid bovärdsmöten, skyddskommitté, gårdsgruppsträffar och konferenser. • Utreda frågor som behöver undersökas samt föredra underlag för ledningsgrupp och investeringsråd. • Delta vid visning av försäljningsobjekt och hålla i redovisningar vid exempelvis medarbetardagar, gårdsgruppskonferenser och i vissa fall styrelsemöten. • Arbetsledande roll i FC frånvaro Vem är du? • Erfarenhet av administrativt arbete, inom fastighetsförvaltning, offentlig verksamhet eller annan regelstyrd verksamhet. • Vana av att arbeta med dokumentation, uppföljning, rutiner och kvalitetssäkring. • God digital kompetens och lätt för att strukturera information i system och gemensamma arbetsytor. • God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. • Förståelse för myndighetskrav, arbetsmiljö, säkerhet eller teknisk förvaltning. • Erfarenhet av en samordnande roll där du fungerar som stöd, pådrivare och länk mellan olika delar av verksamheten. Meriterande • Erfarenhet av arbete med brandskydd, elsäkerhet, larm, hissar, lekplatser, kemikalier eller andra myndighetsstyrda områden. • Erfarenhet av systematiskt arbetsmiljöarbete, krishantering eller kontinuitetsplanering. • Erfarenhet av upphandling, ramavtal, försäkringsfrågor eller skadeförebyggande arbete. • Erfarenhet av Momentum fastighetssystem, AktivBo eller motsvarande system och uppföljningsverktyg. • Erfarenhet av att hålla presentationer och redovisningar inför grupper. Personliga egenskaper För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann, initiativrik och lösningsorienterad. Du har lätt för att skapa förtroende, samarbeta med andra och samtidigt driva frågor framåt på ett självständigt sätt. Du är kommunikativ, prestigelös och har förmåga att växla mellan operativa detaljer och strategiska helhetsperspektiv. Vilka är vi? PiteBo är det kommunala bostadsbolaget som har det viktiga uppdraget att erbjuda attraktiva hyreslägenheter till en växande befolkning i Piteå. Vår verksamhet ska förvalta och utveckla 4000 lägenheter i olika delar av kommunen på ett ansvarsfullt sätt, vi ska erbjuda ett bra boende och vara en seriös och pålitlig hyresvärd för 6000 hyresgäster och vi ska ta ansvar för att bygga nya bostäder och välkomna nya pitebor i takt med att Piteå växer. Välkommen till Piteå Vi hälsar dig som söker från annan ort varmt välkommen till Piteå – En lagom stor stad som erbjuder både trygghet och framtidstro. Piteå är känt för sin skärgård och sin natur men också för en miljö som kombinerar industri, kultur, utbildning och näringsliv. Piteborna beskrivs som engagerade och öppna och med en helt egen karaktäristisk dialekt - pitemål. Sista ansökningsdag är onsdag 25 september 2026. Urval sker löpande så kom in med din ansökan så snart som möjligt. Har du frågor går det bra att kontakta vår förvaltningschef Robert Vikman · robert.vikman@pitebo.se Välkommen med din ansökan!