Administratör med chefsstödsuppdrag till VO Ambulans i Malmö

Om arbetsplatsen Gör skillnad. Varje dag. Vi söker en engagerad administratör med chefsstödsuppdrag som trivs med att vara verksamhetens centrala punkt, är detta du? Tveka inte att söka dig till oss redan idag! Verksamhetsområdet (VO) ambulans ansvarar för ambulansverksamhet i nordvästra och sydvästra Skåne med ambulansstationer på tio orter. Ambulanssjukvården i Region Skåne har utvecklats till en regionalt likställd verksamhet, med samarbete över tidigare länsgränser, gränslös dirigering, gemensamma behandlingsriktlinjer och gemensam kompetensutveckling. Verksamhetsområdet omfattar cirka 450 medarbetare. Arbetsuppgifter I denna dynamiska roll fokuserar arbetet på bemanningsplanering och administration, samt bidra till utvecklingen och implementeringen av rutiner för dessa områden. Samarbete sker nära med enhetschefer och andra chefsstöd inom verksamheten. Som en del av chefsstödsteamet ansvarar du för att planera och fördela resurser samt hantera vakanslösningar. Denna roll kräver noggrann planering för att optimera effektiviteten och säkerställa att verksamheten fungerar smidigt. Du erbjuder stöd till medarbetare, särskilt i frågor som rör byte av pass och andra schemarelaterade ärenden. Förmågan att effektivt hantera och prioritera arbetsuppgifter är avgörande för att upprätthålla en välfungerande bemanningsplanering och stödja verksamheten på enheterna inom VO Ambulans. Tessa, vårt nya IT-stöd för schemaläggning och bemanning, har implementerats i Malmö och planeras att införas i hela Region Skåne inom några år. Genom integrationen med HR Fönstret har Tessa minskat dubbelarbete och förbättrat resursfördelningen. Hantering av frånvaro och avvikelser sker direkt i Tessa, vilket möjliggör realtidsuppföljning av schema och bemanning. På övriga enheter inom VO Ambulans används just nu Excel för schemaplanering och bemanning, men inom kort (våren 2027) kommer Tessa implementeras även där. Arbetsuppgifterna inkluderar hantering av resebeställningar samt att fungera som beställare för IT och telefoni. Du kommer att vara katalogadministratör för Skånekatalogen, som innehåller organisations- och personuppgifter som används av olika system inom Region Skåne. Det är viktigt att dessa uppgifter är korrekta, och katalogadministratörer ansvarar för att uppdatera och hålla sina delar av katalogen aktuella. Dessutom hanterar du fakturor i vårt ekonomisystem Raindance. Du stöttar enhetschefer i rekryteringsprocessen, upprättar anställningsavtal samt planerar och deltar i introduktion för nyanställda. Placeringen är på ambulansstationen i Malmö och arbetet sker under dagtid. Kvalifikationer Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning och har goda kunskaper i svenska språket, både tal och skrift. Du har god digital kompetens och är van vid att arbeta med Officepaketet, vilket inkluderar program som Word, Excel och PowerPoint. Din förmåga att navigera och använda dessa verktyg effektivt är en viktig del av rollen. Du har god kunskap om relevanta lagar och avtal inom området såsom arbetstidslagen och allmänna bestämmelser, för att säkerställa att vi följer gällande regelverk. Vi ser det som meriterande om du har vidareutbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten samt tidigare erfarenhet av bemanningsplanering och administrativt HR-arbete. Därtill ser vi det även som meriterande att du har erfarenhet av Region Skånes HR-system. Vi söker en person som är självständig och organiserad, med en lösningsfokuserad inställning. Du har förmågan att snabbt anpassa dig till förändrade förutsättningar och prioritera olika uppgifter när det behövs. Din noggrannhet och starka sociala kompetens, tillsammans med ett öga för detaljer, gör dig till en värdefull tillgång för vårt team. Empati och en serviceinriktad inställning gentemot kollegor är naturligt för dig, och vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Din förmåga att förstå medarbetarperspektivet i samverkan med arbetsgivarrollen är avgörande för att lyckas i denna roll. I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval, vilket innebär att vi behandlar ansökningar kontinuerligt. Vi ser fram emot att få din ansökan och välkomnar dig varmt att bli en del av vårt team! Anställningens omfattning Tillträde enligt överenskommelse. Ansökan Referensnummer: C347159