Arkivfaglig støtte til Sakdok

Bakgrunn og formål NND er i prosess med å anskaffe et arkiv- og saksbehandlingssystem hvor prosjekt Sakdok er ansvarlig for anskaffelsen og påfølgende implementering av valgt løsning. Prosjektet er avhengig av at er NND får utarbeidet en arkivplan for å støtte opp under prosesser i løsningen. Beskrivelse av oppdraget Prosjekt Sakdok har behov for bistand til utarbeidelse av arkivplan, BK-bestemmelser, arbeidsflyter og øvrige leveranser beskrevet i dette bilaget. Konsulenten skal levere migreringsunderlag og kvalitetskontroll av migreringen av historisk materiale i ny løsning. Konsulenten må ha dokumentert erfaring fra innføring av sak/arkivsystemer. Oppdraget Innebærer omfattende dialog med virksomhetens avdelinger for å sikre en best mulig tilpasning til funksjonelle behov. Beskrivelse av arbeidspakker: 1. Utarbeide og ferdigstille arkivnøkkel Ressursen skal utarbeide forslag til en prosessbasert arkivnøkkel for virksomheten, herunder struktur, klassifisering og prosessinndeling som dekker virksomhetens oppgaver og saksområder. Arbeidet omfatter gjennomgang av eksisterende dokumentasjon, vurdering av behov for tilpasning til virksomhetens organisering og oppgaveløsning, samt ferdigstillelse av arkivnøkkelen i et format som kan tas i bruk operativt. Leveransen skal omfatte en ferdigstilt prosessbasert arkivnøkkel, samt anbefalinger for bruk, forvaltning og videre vedlikehold. 2. Forstudie og metodeutvikling samt kartlegging av BK-bestemmelser før workshop Ressursen skal gjennomføre et forstudie som etablerer et faglig og metodisk grunnlag for videre arbeid med BK-bestemmelser. Arbeidet omfatter utvikling av hensiktsmessig metode, identifisering av relevante kilder, gjennomgang av eksisterende styrende dokumentasjon og kartlegging av gjeldende og ønskede krav. Leveransen skal være et strukturert grunnlagsmateriale for workshop, herunder foreslåtte temaer, problemstillinger og beslutningspunkter. 3. Bekreftelse av kartlegging av BK-bestemmelser Ressursen skal kvalitetssikre og verifisere gjennomført kartlegging av BK-bestemmelser i samarbeid med relevante fagressurser og interessenter. Arbeidet omfatter vurdering av om kartleggingen er tilstrekkelig dekkende, identifisering av eventuelle mangler eller uklarheter, samt oppdatering av grunnlaget der dette er nødvendig. Leveransen skal være et kvalitetssikret og bekreftet beslutningsgrunnlag for videre utarbeidelse av bestemmelsene. 4. Utarbeide BK-bestemmelser Ressursen skal utarbeide forslag til BK-bestemmelser med utgangspunkt i kartlegging, gjennomførte avklaringer og virksomhetens behov. Arbeidet omfatter strukturering av bestemmelsene, utforming av krav og føringer, samt sikring av at innholdet er konsistent, tydelig og egnet for praktisk anvendelse. Leveransen skal være et ferdig utkast til BK-bestemmelser klart for intern behandling og kvalitetssikring. 5. Definere og dokumentere ønskede arbeidsflyter Ressursen skal definere og dokumentere ønskede arbeidsflyter for sentrale prosesser innen saksbehandling, dokumentasjons- og arkivforvaltning. Arbeidet omfatter kartlegging av dagens praksis der dette er nødvendig, identifisering av forbedringsbehov, samt utforming av framtidige arbeidsflyter med tydelig beskrivelse av roller, ansvar, prosess-steg, beslutningspunkter og kontrollpunkter. Leveransen skal være dokumenterte arbeidsflyter som kan benyttes som grunnlag for standardisering, implementering og opplæring. 6. Kartlegging av maler og etablering Ressursen skal kartlegge eksisterende maler som benyttes i dokumentasjons- og saksbehandlingsprosessene, vurdere behov for revisjon, standardisering eller nyetablering, og utarbeide forslag til et helhetlig malverk. Arbeidet skal bidra til en ensartet praksis og sikre at malene understøtter krav til dokumentasjon, kvalitet og etterlevelse. Leveransen skal omfatte en oversikt over eksisterende maler, anbefalinger for videre bruk samt forslag til nye eller reviderte maler. 7. Kartlegging av tilgangsstyringsmatriser (lese, skrive, slette) Ressursen skal kartlegge behov for tilgangsstyring knyttet til ulike roller, funksjoner og informasjonsområder, med særlig vekt på lese-, skrive- og sletterettigheter. Arbeidet omfatter beskrivelse av eksisterende og ønsket tilgangsstruktur, identifisering av avvik og uklarheter, samt utarbeidelse av forslag til tilgangsstyringsmatrise som kan benyttes som grunnlag for videre teknisk og administrativ implementering. Leveransen skal bidra til styrket intern kontroll, informasjonssikkerhet og etterlevelse av gjeldende krav. 8. Periodisering Ressursen skal utrede og beskrive behov, prinsipper og anbefalt praksis for periodisering av arkivmateriale og tilhørende prosesser. Arbeidet omfatter vurdering av hvilke enheter, sakstyper eller datasett som skal omfattes, hvordan periodisering bør gjennomføres, samt hvilke konsekvenser dette får for forvaltning, gjenfinning, avslutning og videre bevaring. Leveransen skal være et faglig begrunnet forslag til periodisering som kan legges til grunn for videre beslutning og gjennomføring. 9. Revidere prosedyrer for dokumentforvaltning (forskrift og arkivlov) Ressursen skal gjennomgå og revidere eksisterende prosedyrer for dokumentforvaltning for å sikre at disse er oppdaterte, helhetlige og i samsvar med gjeldende arkivregelverk. I tillegg lage forslag til nye prosedyrer der det avdekkes behov for dette i sammenheng med innføring av nytt saksbehandlingssystem. Arbeidet omfatter vurdering av prosesser, ansvarsforhold, kontrollpunkter og dokumentasjonskrav, samt nødvendige forslag til justeringer for å understøtte en ensartet og etterlevelsesorientert praksis. Leveransen skal være prosedyrer som er egnet for praktisk bruk i virksomheten og som understøtter etterlevelse av forskrift og arkivlov. Kompetanse og erfaring: 1. Erfaring med kartlegging og utarbeidelse av dokumentasjonsplan i henhold til arkivfaglige prinsipper og lovverk 2. Arkivfaglig kompetanse og/eller erfaring 3. Kjenne til NOARK 5.5 og 5.6 Personlige egenskaper: 1.