Chefssekreterare till Mobila team och specialiserad palliativ vård, nordvästra Skåne

Om arbetsplatsen Gör skillnad. Varje dag. Vill du ha en central roll i en verksamhet som gör skillnad för patienter varje dag? Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs med att skapa ordning, samordna processer och vara ett nära stöd till chefer och ledning? Då kan detta vara tjänsten för dig. Vi söker nu en chefssekreterare som vill vara en viktig del av ledningsarbetet inom mobila team och specialiserad palliativ vård i Nordvästra Skåne. Rollen innebär ett kvalificerat administrativt stöd till verksamhetschef och ledningsgrupp samt ett övergripande ansvar för samordning, dokumenthantering och administrativa processer inom verksamhetsområdet. Uppdraget utgår från Region Skånes ambition att skapa tydliga ansvarsområden, god informationshantering och rätt använd kompetens. Förvaltningen Nära vård och hälsa har funnits sedan den 1 januari 2025. Förvaltningen ansvarar för anslagsfinansierad vårdverksamhet inom nära vård. I detta innefattas bland annat mobila team och specialiserad palliativ vård, mottagningsverksamhet inom nära vård, akutvård inom nära vård, 1177 på telefon samt vissa regiongemensamma funktioner. Dessutom ansvarar förvaltningen för utveckling och uppföljning av omställningen till nära vård i Region Skåne. Antalet medarbetare beräknas bli omkring 1000. Mobila team och specialiserad palliativvård är en del av förvaltningen Nära vård och hälsa och har ett Skåne-övergripande uppdrag som innefattar mobila team närsjukvård, avancerad sjukvård i hemmet, palliativa vårdavdelningar, Läkarbil Skåne och Palliativt utvecklingscentrum. Arbetsuppgifter Som chefssekreterare arbetar du nära verksamhetschef och ledningsgrupp och fungerar som en sammanhållande länk mellan ledning, chefer och administrativa funktioner. Du ansvarar för att skapa struktur och säkerställa att viktiga processer fungerar effektivt och professionellt. Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat: • Planering, koordinering och administration av ledningsgruppsmöten. • Planering och administration av samverkans- och fackliga möten. • Framtagande av dagordningar, mötesunderlag och kallelser. • Dokumentation av möten samt upprättande av protokoll och beslutsunderlag. • Uppföljning av beslut och aktiviteter. • Administration och kvalitetssäkring av dokument i gemensamma system och samarbetsytor. • Samordning av verksamhetsområdets administrativa processer. • Deltagande i regionala nätverk inom exempelvis arkiv, informationssäkerhet och dataskydd. • Samordning och stöd till administrativa nätverk inom verksamhetsområdet. • Framtagande av statistik, rapporter och andra underlag till ledningen. I rollen ingår även att vara en del av ett chefssekreterarnätverk som arbetar skåneövergripande på uppdrag av verksamhetscheferna inom verksamhetsområde Mobila team och specialiserad vård i Skåne. Inom ramen för nätverket ingår bland annat att: • Administrativt kvalitetssäkra skånegemensamma rutiner. • Strukturera och säkerställa rutiner vid systemförändringar. • Utveckla strategier samt implementera och följa upp nya eller förändrade uppdrag. • Ta fram underlag för rapportering till verksamhetschefer inför ställningstagande och vidare hantering. Samordna medicinska sekreterare i skåneövergripande nätverk. • Samordna medicinska sekreterare i skåneövergripande nätverk. Kvalifikationer För rollen som chefssekreterare söker vi en strukturerad och kvalificerad administratör med relevant utbildning, exempelvis som medicinsk sekreterare eller kvalificerad administratör, alternativt annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom hälso- och sjukvård, är meriterande. En mycket god administrativ förmåga och vana att självständigt planera, prioritera och organisera arbetet är en förutsättning för att trivas och lyckas i rollen. Du har goda kunskaper i Microsoft 365 och digitala arbetsverktyg och uttrycker dig mycket väl på svenska i både tal och skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av att ge stöd till chef eller ledningsgrupp, arbete med samverkans- eller MBL-processer samt dokumentstyrning, arkivfrågor eller informationssäkerhet. Det är även meriterande om du har erfarenhet av administrativ samordning i större organisationer eller har arbetat inom Region Skåne eller annan offentlig verksamhet. För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad, noggrann och ha ett gott omdöme. Du har lätt för att skapa förtroendefulla relationer och trivs i en roll där service, samarbete och självständighet kombineras. Du är van att hantera flera parallella processer samtidigt och har förmåga att prioritera även när tempot är högt. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi erbjuder: Hos oss får du en central och betydelsefull roll där du bidrar till att skapa förutsättningar för ett välfungerande ledarskap och en effektiv verksamhet. Du blir en del av en organisation med engagerade medarbetare, hög kompetens och ett tydligt fokus på kvalitet, samverkan och utveckling. Välkommen med din ansökan vi ser fram emot att lära känna dig! Anställningens omfattning Tillträde sker enligt överenskommelse. Ansökan Referensnummer: C344480