Coordonnateur(trice) de studio - Studio Coordinator

Responsibilities:  Work closely with the communications team and management to disseminate internal messages, update channels, and promote the studio’s initiatives.  Supervise for the daily tasks performed by the temporary receptionist.  Ensure presence at reception on days without a receptionist to maintain professional service and continuity.  Welcome and onboard new employees: prepare workspaces, distribute arrival materials (access cards, welcome gift, coffee card), give studio tours, and assist with their first day.  Respond to employee inquiries and act as the formal point of contact for administrative needs.  Assist studio management with various projects:  task coordination, timeline tracking.  Manage the annual budget for studio activities and maintain tracking reports on ongoing activities: projects, events, maintenance, etc.  Oversee daily office activities: general atmosphere, supplies, organization of common areas (decorations).  Planning, organizing, and coordinating various internal and external events (team activities, project launches, social activities such as End of the year and summer Parties, internal training events, and any other events that may require assistance).  Book spaces; purchase equipment, supplies, and/or meals, planning and complying with budgets, etc.    Welcome external participants for internal activities: speakers, trainers, partners, and ensure smooth integration during events.  Actively participate in studio life by collaborating with various committees (social, wellness, diversity, etc.).  Ensure compliance and implementation of health and safety policies in the office (update first aid list, emergency procedures, maintain first aid kits and emergency supplies).  Manage the emergency evacuation process: update evacuation plans and procedures, train employees, coordinate drills, and handle real situations.  Oversee maintenance follow-ups for facilities and equipment: schedule interventions, follow up with vendors, and ensure service quality.  Manage employee discounts: main point of contact for vendors and partners, negotiate new discounts, update and maintain the employee discount list.  Act as a liaison between management and external partners.  Diplôme en administration, gestion, communication ou domaine connexe.  Expérience de 3 à 4 ans dans un rôle administratif, coordination de projet.  Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, outils collaboratifs).  Sens de l’organisation, débrouillardise, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités.  Excellentes compétences en communication orale et écrite (français et anglais).  Discrétion et sens de la confidentialité.  Compétences en organisation d’événements et coordination logistique.  Capacité à gérer des fournisseurs et des suivis techniques (maintenance et achats).  Aptitude à interagir avec les employés, les visiteurs et les intervenants externes.  Connaissance et expérience dans une environnement de travail créatif (jeux vidéo) (ATOUT).   Connaissance des normes de santé, sécurité et procédures d’urgence (ATOUT).     ***   Degree in administration, management, communications, or a related field.  3 to 4 years of experience in an administrative or project coordination role.  Excellent command of office tools (Microsoft Office Suite, collaborative tools).  Strong organizational skills, resourcefulness, attention to detail, and ability to manage multiple priorities.  Excellent verbal and written communication skills (French and English).  Discretion and confidentiality.  Event planning and logistical coordination skills.  Ability to manage vendors and technical follow-ups (maintenance and purchasing).  Ability to interact with employees, visitors, and external stakeholders.  Knowledge and experience in a creative work environment (video games) is a plus .  Knowledge of health and safety standards and emergency procedures is a plus .  Chez Gameloft nous créons des moments de joie pour nos joueurs autour du monde à travers des expériences de jeux excitantes. C'est notre mission, et cela l'a été depuis plus de 25 ans. Nous sommes les fiers créateurs d'Asphalt, Dungeon Hunter, Modern Combat et plus de 200 autres super jeux. Il y a un jeu pour tous, et nous nous élargissons maintenant avec des jeux multi-plateforme sur PC et consoles, avec des jeux tels Disney Speedstorm et Disney Dreamlight Valley, pour offrir à nos joueurs de nouvelles aventures incroyables. Avec plus de 3,000 Gamelofteurs passionnés à travers le monde, nous sommes très fiers de nos différences et nous nous appuyons sur celles-ci pour créer des jeux aussi divers que nous le sommes. Si vous cherchez un nouveau challenge, et à travailler avec une équipe passionnée et talentueuse, n'hésitez pas à rejoindre le jeu! *** Here at Gameloft, we create moments of happiness for our players all over the world through exciting gaming experiences. This is our mission, and it has been the same for over 25 years. We are the proud creators of Asphalt, Dungeon Hunter, Modern Combat, and over 200 other great games. There is a game for everyone, and we are now expanding to cross-platform games on PC and consoles, with titles such as Disney Speedstorm and Disney Dreamlight Valley, to provide our players with even more amazing adventures. With more than 3,000 passionate Gamelofters across the globe, we take great pride in our differences and draw on them to create games just as diverse as we are. If you’re looking for a new challenge and want to work with a bold and talented group of people, don’t hesitate to join the game! Ce en quoi Gameloft croit : Nous jouons le jeu pour un monde meilleur. En tant que leader dans l'industrie, nous voulons utiliser le pouvoir des jeux vidéos comme une fo