Dokumentcontroller/registrator

Informationsförvaltningsenheten har ett övergripande ansvar för, och arbetar med att förvalta Region Gotlands gemensamma informationstillgångar. Enheten består av två verksamheter; registratur och regionarkiv. Registraturen söker nu en vikarie till och med 2027-10-31 då en kollega ska vara ledig för studier. Eventuellt finns möjlighet till förlängning. I den regiongemensamma registraturen arbetar sex dokumentcontrollers varav en har en samordnade roll. Registraturen arbetar med att stödja och ge råd till Region Gotlands olika verksamheter i samtliga förvaltningar. Som dokumentcontroller sitter du tillsammans med den verksamhet som du är främst satt att stödja, men den organisatoriska tillhörighet är i den gemensamma registratorsfunktionen. Närheten till verksamheten som du stödjer har en fördel i att du som registrator blir en naturlig del av verksamhetens arbetsprocesser och informationsflöden. Arbetsgruppen leds av enhetschefen för informationsförvaltningsenheten. Enhetschefen fördelar sin tid mellan registraturen och regionarkivet. Dina arbetsuppgifter Som registrator ansvarar du för att registrera och distribuera inkommande handlingar till olika verksamheter genom Region Gotlands dokument- och ärendehanteringssystem. Du är en nyckelfunktion vid diarieföring. Du lägger upp ärenden, ger stöd och råd till verksamheterna och i förekommande fall ger du service till allmänheten i frågor som rör diarieföring och allmänna handlingar. Som registrator hanterar du nämndernas inkommande post, fördelar till berörd verksamhet, och vid begäran om allmän handling ombesörjer du utlämnandet. Informationsförvaltningsenheten och registratorsfunktionen är en viktig funktion för tilliten till den demokratiska processen. Registraturens arbete styrs av lagar och styrande samt stödjande dokument. Att ständigt förfina och utveckla rutiner och processer är en viktig del av arbetet likväl som att följa de rutiner som teamet och verksamheterna har upprättat. Vem är du? Vi söker dig som har relevant gymnasial eller eftergymnasial utbildning. Dokumentcontrollsutbildning och utbildning inom offentlighet och sekretesslagstiftning, dataskyddsförordningen, arkivering är meriterande. Erfarenhet av dokumentcontrollsarbete eller administration och erfarenhet av dokument- och ärendehanteringsprogram är meriterande. Det är meriterande om du har kunskaper om de regelverk som styr informationshantering vid en offentlig verksamhet, såsom offentlighet- och sekretesslagen, dataskyddsförordningen och förvaltningslagen. Du bör ha intresse och fallenhet för administration, registrering och arkivering. Har du även erfarenhet från kommunal eller offentlig verksamhet är det meriterade. För oss är det viktigt att du är bra på att kommunicera på svenska, både i tal och i skrift. Vi söker dig som är självgående, stabil, har en hög grad av samarbetsförmåga och är serviceinriktad, strukturerad samt kvalitetsmedveten. Säkerhetsprövning genomföras innan anställning. Varför välja Region Gotland? Vi är öns största arbetsgivare – med över 200 olika yrken och 7000 medarbetare i Sveriges enda kombinerade region och kommun. Tillsammans utvecklar vi ett hållbart, tryggt och välmående Gotland för alla som bor på och besöker ön. På Gotland finns ett rikt kulturliv, storslagen natur och en kreativ entreprenörsanda. Över 61 000 personer har valt att kalla Gotland för sitt hem, året runt. Är du inte en av oss än, men nyfiken på att bli? Läs mer om livet på ön på www.gotland.com/flytta-hit Vi värnar om våra medarbetare och är stolta över våra förmåner. Läs gärna mer på www.gotland.se/formaner På Instagramkontot @viarregiongotland kan du följa våra medarbetare och se bredden i våra olika verksamheter. Så rekryterar vi Vi arbetar enligt kompetensbaserad rekryteringsmetod och lägger därför stor vikt vid personlig lämplighet i enlighet med de kompetenser som beskrivs i annonsen. På så vis jobbar vi även aktivt för att motverka diskriminering. Vi är måna om säkerhet och kvalité i våra rekryteringar och du kan därför komma att omfattas av kontroller inför anställning. Om det är aktuellt får du mer information av rekryterare. ID-handling och personbevis behöver alltid uppvisas. Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver erbjudas medarbetare med företrädesrätt.