Excelutvecklare/Excelspecialist

Till vår kund Göteborgs Stad Stadsmiljöförmedlingen: Bakgrund/Information om projektet: En excelfil som fördelar ärenden mellan utredningsenheterna utifrån varje enhets kapacitet. Kapaciteten avgörs utifrån hur lång erfarenhet varje handläggare har samt vilken tjänstgöringsgrad de har. Varje veckas fördelning består av ett antal ärenden kategoriserade mellan 1-3 (allvarlighetsnivå) som ska fördelas på 4 enheter med två team på enhet 1-3 och 3 team på enhet 4. Nuvarade lösning: Idag används en makroaktiverad Excelfil (.xlsm). Den beräknar varje teams kapacitet (justeringsfaktor × tjänstepoäng utifrån erfarenhet), fördelar veckans inkomna ärenden per nivå först till enheter och därefter till team, och sparar fördelningen i en historikflik via ett makro. Filen fungerar inte tillfredsställande. Kända brister: Avrundningslogiken är felaktig, vilket gör att antalet fördelade ärenden kan avvika från antalet inkomna (exempel: 118 fördelade av 117 inkomna). Strukturen är låst till tre enheter med tre team vardera och motsvarar inte nuvarande organisation. Beräkningarna är svåra att följa, kontrollera och förvalta för verksamheten. En avidentifierad kopia av nuvarande fil bifogas avropet. Förväntat resultat/leveranser: En genomgång av befintlig fil med en kort skriftlig redovisning av identifierade fel och en rekommendation om att rätta befintlig fil eller bygga en ny. Ett fungerande Excelverktyg som fördelar veckans inkomna ärenden per allvarlighetsnivå (1–3) till enheter och vidare till team, proportionellt mot respektive enhets och teams kapacitet. Fördelningen ska alltid summera exakt till antalet inkomna ärenden per nivå (heltal), med en förutsägbar och dokumenterad regel för hur restärenden fördelas. Kapacitet beräknas utifrån handläggarnas erfarenhetsnivå och tjänstgöringsgrad. Parametrar (t.ex. vikt per erfarenhetsnivå) ska ligga i en separat inställningsflik och kunna ändras av verksamheten utan programmering. Antal enheter, team och handläggare ska kunna ändras av verksamheten utan programmering. Fördelningen ska sparas veckovis i en historik som förhindrar dubbelregistrering och möjliggör uppföljning över tid. Indataceller och formelceller ska vara tydligt åtskilda och formler skyddade mot oavsiktlig ändring. Verktyget ska fungera i Göteborgs Stads standardmiljö (Excel i Microsoft 365 för Windows). Om makron används ska de fungera med stadens säkerhetsinställningar; en lösning utan makron är att föredra om den uppfyller kraven. En kort användarmanual på svenska (1–3 sidor) samt en överlämning/genomgång med verksamheten (ca 1 timme). Underlag som lämnas till konsulten är avidentifierat. Uppdraget innebär inte någon hantering av personuppgifter. Rollbeskrivning: Konsulten ansvarar självständigt för analys av befintlig lösning samt utveckling, test och dokumentation av verktyget inom ramen för uppdragets timmar. Konsulten stämmer av med behovsägaren vid uppstart (genomgång av krav och befintlig fil), vid ett avstämningstillfälle under utvecklingen samt vid överlämning. Konsulten testar lösningen mot ett antal fördelningsscenarier (avidentifierade) innan leverans och dokumenterar beräkningslogiken så att verksamheten kan förvalta verktyget. Beställaren tillhandahåller underlag, svarar på frågor och godkänner leveransen. Startdatum: 2026-11-09 eller så snart som möjligt Slutdatum: 2026-11-26 Omfattning : Max 24 timmar totalt. Timmarna fördelas på flera arbetstillfällen under uppdragsperioden enligt överenskommen tidplan (uppstartsmöte, utvecklingsarbete, avstämning och överlämning). Uppdraget genomförs på flera dagar under perioden, inte vid ett enskilt tillfälle. Möjlighet till distansarbete : Ca 80 % av arbetet kan utföras på distans. Uppstartsmöte och överlämning sker på plats i Göteborg, alternativt via Teams efter överenskommelse. Konsult ska kunna delta på fysiska möten på plats i Göteborg med 5 arbetsdagars varsel. Skallkrav: Minst 4 års erfarenhet av avancerad Excelutveckling, inklusive komplexa formler (t.ex. INDEX/MATCH, SUMPRODUCT, SUMIFS, logiska funktioner och avrundningsfunktioner), namngivna områden, datavalidering samt skydd av blad och celler. Dokumenterad erfarenhet av VBA-programmering i Excel, inklusive felsökning och vidareutveckling av makron som skapats av någon annan. Erfarenhet från minst två uppdrag eller projekt under de senaste fem åren där konsulten byggt beräknings-, fördelnings- eller planeringsmodeller i Excel. Erfarenhet av att granska, felsöka och dokumentera befintliga Excelmodeller. Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift, då kommunikation och dokumentation sker på svenska. Börkrav Erfarenhet av uppdrag inom offentlig sektor, särskilt kommunal verksamhet eller socialtjänst. Erfarenhet av att bygga modeller för kapacitets-, resurs- eller ärendefördelning. Erfarenhet av att ta fram användarmanualer för användare utan teknisk bakgrund. Certifiering inom Excel, t.ex. Microsoft Office Specialist: Excel Expert, eller motsvarande. Genomförandeplan: För att anbudet ska vara komplett och giltigt måste en genomförandeplan bifogas. Genomförandeförslaget (max 1 A4-sida) ska beskriva: tillvägagångssätt för analys av befintlig fil, föreslagen lösning (rätta befintlig fil eller bygga ny) med motivering, tidplan inom uppdragsperioden med fördelning av de 24 timmarna, samt hur test och överlämning genomförs Vänligen ansökan direkt via vårt sytem: CV på svenska, viktigt att kravuppfyllnaden tydligt redogörs Ifylld kompetensmatris Genomförandeplan Timpris (inkl. omkostnader) Information om när du är tillgänglig för att påbörja uppdraget I er motivering beskriv varför just du är lämplig för detta uppdrag. Hänvisa till tidigare konsultuppdrag, anställningar, utbildningar och personliga egenskaper Frågor Om ni har några frågor eller funderingar kring uppdraget, hör gärna av er mailledes till Sofia Fardmark på: sofia.fardmark@eworkgroup.com Sista ansökningsdag : Ansökan stängs 2026-10-30 kl. 23.59. Alla anbud kommer granskas först efter att annonse har stängt och de