Expert inom tillgängliga Office-mallar

Uppdragsbeskrivning Bakgrund Den 1 januari 2027 slås PTS och Digg samman till Digitaliseringsmyndigheten. Den nya myndigheten får ett nytt namn, en ny grafisk profil och ett sammanhållet designsystem. Digitaliseringsmyndigheten har ett särskilt ansvar för digital tillgänglighet. Därför ska tillgänglighet vara en självklar och integrerad del av det material myndigheten tar fram, inklusive våra egna dokument, presentationer, mallar och PDF-formulär. Övergripande beskrivning En ny grafisk profil har tagits fram tillsammans med en extern byrå. Nu behöver den omsättas till ett fungerande designsystem för Office, med tillgängliga mallar som är enkla att använda och där rätt användning blir den enkla vägen. Mallarna ska så långt som möjligt ha tillgängligheten inbyggd från början och ge användarna goda förutsättningar att skapa tillgängliga dokument utan att behöva göra omfattande manuella anpassningar. Vissa av myndighetens dokument och mallar ska även kunna publiceras som tillgängliga PDF-filer på webbplatsen. För vissa behov ska det också vara möjligt att ta fram tillgängliga, ifyllnadsbara PDF-formulär. Syfte Syftet med uppdraget är att: ta fram tillgängliga Office-mallar i myndighetens nya grafiska profil omsätta den grafiska profilen till ett sammanhållet och användbart designsystem för Word, PowerPoint och Excel säkerställa att mallarna ger goda förutsättningar att skapa tillgängliga dokument och PDF-filer vid behov ta fram tillgängliga ifyllnadsbara PDF-formulär utifrån myndighetens mallar ge myndigheten expertstöd inom dokument- och PDF-tillgänglighet säkerställa att mallar och tillhörande lösningar kan förvaltas vidare av myndigheten efter avslutat uppdrag. Ambitionen är att mallarna ska vara föredömliga ur tillgänglighetsperspektiv. Tillgänglighet ska därför så långt som möjligt byggas in i själva strukturen och utformningen, snarare än att behöva korrigeras i efterhand. Uppdragets innehåll Uppdragstagaren ska: ta fram och kvalitetssäkra tillgängliga mallar för Word, PowerPoint och Excel utifrån myndighetens designsystem och nya grafiska profil sätta upp teman, formatmallar, färger, teckensnitt och andra komponenter så att det blir enkelt för användaren att göra rätt säkerställa tillgänglig färganvändning och kontrast för text, diagram och grafiska objekt, inklusive ljust och mörkt läge där det är relevant säkerställa att mallarna stödjer tillgängliga dokument enligt WCAG 2.2 nivå AA och EN 301 549 , bland annat genom korrekt struktur, rubrikhierarki, läsordning, språk, tabeller, länkar och alternativtexter säkerställa att mallarna fungerar väl med Microsoft 365:s inbyggda tillgänglighetsfunktioner och ger goda förutsättningar för tillgängliga, korrekt taggade PDF-filer kvalitetssäkra representativa PDF-filer och åtgärda tillgänglighetsproblem som inte kan lösas i källdokumentet testa och kvalitetssäkra mallarna genom relevanta automatiska och manuella kontroller samt test med skärmläsare. stödja migreringen av befintliga specifika mallar, inklusive att föra över och vid behov anpassa innehåll, struktur och formatering så att resultatet följer det nya designsystemet och tillgänglighetskraven Tillgängliga och ifyllnadsbara PDF-filer Uppdragstagaren ska vid behov: skapa och kvalitetssäkra tillgängliga PDF-filer för publicering på myndighetens webbplats kontrollera och vid behov åtgärda struktur, taggning, läsordning, språk, länkar, tabeller och alternativtexter ta fram tillgängliga ifyllnadsbara PDF-formulär som fungerar med tangentbord och skärmläsare, med korrekt fältmärkning och tabb- och läsordning kvalitetssäkra PDF-filer och formulär genom relevanta automatiska och manuella tester. Expertstöd Uppdragstagaren ska: vara myndighetens expertstöd inom dokument- och PDF-tillgänglighet ge råd när grafisk profil, användbarhet, Office-funktionalitet och tillgänglighetskrav behöver vägas mot varandra föreslå tillgängliga lösningar för bland annat färger, kontrast och grafiska komponenter bidra till lösningar som både är tillgängliga och enkla för medarbetarna att använda. Dokumentation och överlämning Uppdragstagaren ska: dokumentera mallarnas uppbyggnad, inbyggda tillgänglighetsstöd och vad användaren själv behöver tänka på ta fram korta användarstöd och underlag för framtida kvalitetssäkring genomföra kunskapsöverföring till myndighetens förvaltning vid behov stödja publicering och distribution via mallbiblioteket i SharePoint överlämna mallar och dokumentation så att myndigheten själv kan förvalta, kvalitetssäkra och versionshantera lösningen. Bemanning och omfattning Uppdragets omfattning beräknas till 80–100 procent av heltid. Exakt omfattning fastställs enligt överenskommelse. Konsulten ska kunna närvara på plats under 2–3 dagar vid uppdragets uppstart samt i samband med uppdragets avslut. Närmare upplägg och datum fastställs enligt överenskommelse. Obligatoriska krav: Erfarenhet motsvarande minst nivå 4 enligt ramavtalet: Kompetens: Mycket hög kompetens inom aktuellt område. Erfarenhet: Har deltagit i stora uppdrag/projekt inom aktuellt område och genomfört uppdrag/projekt med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 års arbete inom aktuellt område. Ledning: Genomför/leder/ansvarar för stora uppdrag med mycket hög svårighetsgrad/komplexitet. Självständighet: Mycket hög. certifiering som IAAP Accessible Document Specialist (ADS) gedigen praktisk kunskap om dokumenttillgänglighet enligt WCAG 2.2 och EN 301 549 erfarenhet av grafisk form, UX eller motsvarande samt av att omsätta grafisk profil/designsystem till tillgängliga Office-mallar dokumenterad erfarenhet av kvalificerade mallar i Microsoft 365 från minst 2 uppdrag under de senaste 5 åren dokumenterad erfarenhet av att skapa, testa och kvalitetssäkra tillgängliga PDF-filer med relevanta verktyg, exempelvis Adobe Acrobat Pro mycket god svenska i tal och skrift. Meriterande krav: ytterligare certifiering inom digital tillgänglighet, exempelvis IAAP CPACC eller WAS erfarenhet av tillgängliga ifyllnadsbara PDF-fo