Gruppadministratör till offentlig sektor i Stockholm!

Är du en erfaren administratör som gillar att skapa struktur, hålla ihop många parallella aktiviteter och vara den som får vardagen att fungera? Trivs du i en roll med många kontaktytor där service, koordinering och eget ansvar står i centrum? Då kan det här vara ditt nästa uppdrag! 🙌 Vi söker en gruppadministratör till ett omfattande och långsiktigt uppdrag inom en samhällsviktig och projektintensiv verksamhet i Stockholm. Du får en central roll i gruppen och arbetar nära såväl kollegor som projektmedlemmar och andra interna och externa intressenter. Uppdraget passar dig som har flera års erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att kombinera struktur och ordning med problemlösning, service och förbättringsarbete. 💼Om rollen Som gruppadministratör blir du en viktig spindel i nätet. Din huvudsakliga uppgift är att skapa struktur, ge administrativt stöd och underlätta för kollegor så att projekt och verksamhet kan drivas effektivt framåt. Rollen innebär många kontaktytor och en varierad arbetsdag. Vissa uppgifter är händelsestyrda, vilket gör att du behöver kunna växla fokus, omprioritera och samtidigt behålla kontroll över helheten. Du kommer bland annat att: 🔐 Administrera behörigheter, passersystem och tillgång till olika system 📂 Arbeta med löpande diarieföring, dokumentation och dokumenthantering 🗃️ Administrera mappstrukturer, behörigheter och informationsflöden i digitala system 💰 Hantera fakturor, följa upp budget och stötta annan ekonomiadministration 🤝 Koordinera administrativa aktiviteter mellan flera olika intressenter 👥 Stötta resursanskaffning, konsultavrop, förlängningar och förändringar av uppdrag 💻 Hantera onboarding av nya resurser, exempelvis beställning av behörigheter och hårdvara 📋 Stötta större projektmoment med administration, exempelvis i samband med projektavslut och överlämningar ⚙️ Identifiera och genomföra förbättringar av administrativa rutiner, processer och arbetssätt 🎯Vi söker dig som För att lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, självgående och lösningsorienterad. Du tycker om att hjälpa andra och har förmågan att ligga steget före – du ser vad som behöver göras och tar initiativ för att få det att hända. Du behöver också vara bekväm med en vardag där prioriteringar kan förändras. Att ha flera parallella uppgifter med olika deadlines är något du kan hantera utan att tappa vare sig kvalitet eller service. För uppdraget behöver du ha: 🎓 Som lägst gymnasieexamen 🗂️ Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete, exempelvis inom kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet ⏱️ Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines 💳 Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration 🤝 Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, dokumentation eller uppföljning 💡 Erfarenhet från minst en roll där du har identifierat, föreslagit och genomfört förbättringar av administrativa arbetssätt, rutiner eller processer 💻 Minst 3 års erfarenhet av Microsoft 365 samt god förmåga att snabbt sätta dig in i nya administrativa system och digitala verktyg ⭐Extra meriterande Det är ett stort plus om du dessutom har minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare eller konsulter, exempelvis genom att beställa passerkort och behörigheter eller koordinera dator, telefon och annan utrustning. Vem är du? Du är personen som andra gärna vänder sig till när något behöver organiseras, följas upp eller lösas. Du kommunicerar tydligt, bygger goda relationer och trivs med att samarbeta med människor i olika roller. Samtidigt behöver du inte vänta på detaljerade instruktioner. Du arbetar självständigt, tar ansvar för dina leveranser och ser möjligheter att göra arbetssätt enklare, smartare och mer effektiva. Vi tror att du är: Ansvarsfull och pålitlig Initiativtagande och lösningsorienterad Strukturerad med god prioriteringsförmåga Serviceinriktad och kommunikativ Flexibel när förutsättningarna förändras Samarbetsorienterad och trygg med många kontaktytor Intresserad av samhällsutveckling och verksamheter som gör skillnad Praktiska detaljer Placering: Kungsholmen, Stockholm Omfattning: Heltid 100% Arbetsform: Hybrid arbete sker både på kontoret och på distans utifrån verksamhetens behov Start: 16 september 2026 Slut: 14 december 2029 Förlängningsmöjlighet: Upp till ytterligare 1 år Ansök senast: 4 september 2026 Uppdraget kan komma att omfattas av säkerhetsklassning, vilket innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan bli aktuellt. Ett mindre arbetsprov kan också förekomma i rekryteringsprocessen. Välkommen med din ansökan! 🙌 Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.