HR-administratör

Om arbetsplatsen Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan! HR- och kommunikationsavdelningen består av fyra enheter; Kommunikationsenheten, HR-utveckling, HR-service och Bemanning- och rekryteringsenheten. Bemanning- och rekryteringsenheten är en kommungemensam enhet för bemanning och rekrytering. Enheten arbetar för att ge goda förutsättningar för att Gävle kommuns kärnverksamheter ska kunna utföra sitt arbete på bästa sätt. Arbetsuppgifter Som HR-administratör på Bemannings- och rekryteringsenheten arbetar du med bemanning, rekrytering av vikarier och administrativa personalfrågor kopplade till tidsbegränsade anställningar. Tillsammans med dina kollegor ansvarar du för bemanning av vikarier till Gävle kommuns verksamheter. Rollen innebär många kontaktytor och en stor del av arbetet sker via telefon, vilket ställer krav på ett professionellt bemötande, god service och förmågan att skapa förtroende i varje kontakt. Bemannings- och rekryteringsenheten har öppet årets alla dagar, vilket innebär schemalagd arbetstid mellan kl. 06.30-17.15 samt arbete på helger. Dina arbetsuppgifter är bland annat: • Besvara inkommande frågor via telefon och e-post samt ge stöd till chefer, vikarier och andra samarbetspartners. • Hantera och tillsätta inkomna bemanningsbeställningar för att säkerställa verksamheternas personalbehov. • Administrera personalärenden såsom sjukfrånvaro, lönerättningar och övertid.Ta emot och hantera sjukanmälningar samt följa upp frånvaro och bemanningsbehov. • Arbeta proaktivt med statistik, uppföljning och planering för att förutse kommande bemanningsbehov. • Följa upp vikarier och bidra till en god kvalitet i bemanningsprocesserna. • Samarbeta med chefer, samordnare, vikarieanskaffare, HR-service, rekryterare och vikarier samt medverka i utvecklingsarbete utifrån verksamheternas behov. Kvalifikationer Vi söker dig som har erfarenhet av service och administration och som trivs i en händelsestyrd verksamhet där arbetsdagarna varierar. Har du utbildning inom HR eller personalområdet samt erfarenhet av bemanningsarbete och personalsystem ser vi det som meriterande. För att lyckas i rollen behöver du vara flexibel och ha förmåga att prioritera mellan flera parallella uppgifter. Du är en strukturerad, trygg och självgående person som arbetar metodiskt och lösningsorienterat. Med ett starkt kundfokus bidrar du till hög service, god kvalitet och nöjda verksamheter. För att lyckas i rollen har du: • Högskole- eller universitetsutbildning inom personal- och arbetslivsområdet eller annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. • Erfarenhet av serviceinriktat arbete med många kontaktytor där du gett stöd, vägledning och information via telefon och digitala kanaler. • God administrativ förmåga och vana att arbeta i digitala system. • Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift. • Det är meriterande om du har erfarenhet av bemanningsarbete samt av att arbeta i bemannings-, löne- eller personalsystem. Vi tror att du kommer trivas här om du är: • Kundfokuserad och har ett starkt servicefokus där du sätter verksamhetens behov i centrum samtidigt som du arbetar strukturerat, noggrant och kvalitetsmedvetet. • Kommunikativ och uttrycker dig tydligt i både tal och skrift samt anpassar din kommunikation efter mottagare och situation. • Samarbetsorienterad och bygger förtroendefulla relationer genom ett professionellt, öppet och prestigelöst förhållningssätt. • Flexibel och lösningsorienterad med förmåga att anpassa dig till förändrade förutsättningar och hantera varierande arbetsuppgifter. Varmt välkommen med din ansökan! Anställningens omfattning Tillsvidare. Ansökan Referensnummer: C336005