Inköpare för UBW Inköp support

Till Svenska kraftnät söker vi nu en Inköpare för UBW Inköp support, kompetensnivå 2. Bakgrund/Uppdragsbeskrivning Svenska kraftnäts inköpsavdelning består av ca 50 medarbetare som arbetar främst med verksamhetens behov av upphandlingar och avrop från ramavtal. Vi har även en supporterande roll vid mindre inköp som verksamhetens sköter själva. Denna supporterande roll som vi nu söker en resurskonsult för innebär ett operativt arbete genom hela processen "Inköp till betalning" genom kanaler som e-post, Skype och telefon. Affärssystemet vi använder i dagsläget är Unit4 ERP - UBW. Många delar i processen inom systemet är administrativt utmanande för sällananvändare, så konsultens roll är att handgripligen hjälpa samt guida för att genomföra inköpet korrekt och så smidigt som möjligt. Du måste därför ha lätt för att förstå systems uppbyggnad och flöden. Många lathundar, guider och instruktioner finns men i takt med förändring kan behov finnas för uppdatering och utveckling av nya instruktioner. Rollen innebär nära samarbete med verksamheten, inköpsfunktionen, ekonomifunktionen och systemförvaltningen. Konsulten tillhör en av fyra inköpsenheter med ca 20 kollegor. Rollen som Inköpare för UBW Inköp support är den enda inom gruppen, men med stöd och nära samarbete med system- och applikationsansvarig för UBW Inköp. Då uppdraget fokuserar på snabb hantering av beställarnas behov är det viktigt att du är serviceinriktad och gillar att hjälpa till. Det kan stundtals vara ett högt arbetstempo med många ärenden. Då gäller det att behålla lugnet, kunna prioritera och beta av. För kännedom så börjar nu ett arbete med att se över framtidens behov av inköpssystem och under 2027 och 2028 kommer upphandling och implementering av nytt inköpssystem implementeras. Upphandlingar på Svenska kraftnät genomförs enligt LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna. Det är viktigt att du har förståelse och agerar utifrån våra interna principer och riktlinjer samt lagkrav för hur inköp i verksamheten får gå till. I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter: • Operativt stöd till användare i hela processen: Inköp till betalning • Skapa artiklar och inköpsorder. • Hantering av ärenden och frågor kopplade till beställningar, leverantörer och fakturor via email, Skype, telefon och fysiska möten. • Administrativt stöd inom inköpsområdet. • Uppföljning och koordinering av operativa inköpsrelaterade aktiviteter. • Stöd vid utbildning och introduktion av användare. • Samverkan med systemförvaltning och supportfunktion vid incidenter och förbättringsbehov. • Bidra till att säkerställa att processer och arbetssätt fungerar i den dagliga verksamheten. • Guida och hjälpa till med avtal, artiklar, rekvisitioner, inköporder och registrering av ärendet • Löpande svarar på frågor och hjälpa beställare från verksamheten i deras användande av systemet. • Viss kontakt med leverantörer för att guida dem i våra processer och tillvägagångssätt • Hantering av masterdata och registrering För mer utförlig information om uppdraget och dess förutsättningar samt krav på konsulten, se bifogade dokument. Preliminärt startdatum : 2026-12-01 eller absolut senast 2027-01-11, alternativt så snart säkerhetsprövning och registerkontroll är klar. Slutdatum : 2028-11-30 Option : Svenska kraftnät äger rätt att förlänga avropsavtalet 1 +1 år, dvs. längst t.o.m. 2030-11-30. Omfattning : Omfattningen uppskattas till: 100% av heltid. Den angivna omfattningen ska ses som en kvalificerad uppskattning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven omfattning. Svenska kraftnät garanterar på så sätt ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Placeringsort : Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg. Distansarbete kan förekomma upp till 30-40% % av arbetstiden. Exakt omfattning beslutas i samråd med beställaren enligt verksamhetens behov och kan komma att justeras under uppdragstiden. Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs. Processen för säkerhetsprövning beräknas i dagsläget ta ca 12 till 16 veckor, men kan både ta längre och kortare tid. Om upprättandet av säkerhetsskyddsavtal och registerkontroll blir klar innan angiven tidplan för uppdragsstart ser Svenska kraftnät gärna att konsulten påbörjar sitt uppdrag tidigare i överenskommelse med aktuell beställare. Konsultens uppdrag kan inte påbörjas innan processen enligt ovan har genomförts och klartecken har givits. Tilldelad leverantör har inte rätt att fakturera för väntetid under säkerhetsprocessen. Frågor: Har ni frågor gällande uppdraget, vänligen maila uppdragsansvarig. Vi uppskattar att eventuella frågor kommuniceras via mail då dessa ofta behöver tas vidare för avstämning med beställaren. Dessa frågor och svar kommer publiceras längst ned här i texten löpande. Intervju: Konsult/Leverantör kan vid behov bli kallad till intervju för kontroll av kravuppfyllnad. Avtalsvillkor: Villkor för uppdraget kommer att vara grundade på Eworks ramavtal med kund. Anbudet ska vara giltigt i 1 månad från och med sista ansökningsdagen och inga reservationer för ytterligare kostnader än det som framgår i uppdragsbeskrivningen får tas. Vänligen notera att anbud kan komma att förkastas i de fall de motstrider vad som framgår i bifogat Exempelavtal. Sista ansökningsdag är 2026-09-01 (kl. 23:59) Sista dag för frågor är 2026-08-27 (kl. 23:59) För att skicka in ansökan till uppdraget ansöker ni via Ework Verama med CV och ifylld kompetensmatris. Observera att dessa ska vara på svenska. Notera att ansökan behöver vara kopplad till ett bolagskonto i Verama för att anbudet ska accepteras. Ework Services tillämpas inte för uppdrag hos Svenska kraftnät. Information om prisdialog: Efter utvärderingen av inkomna anbud kommer de högst rangordnade leverantörerna att bjudas in till en prisdialog via mejl. Leverantörerna har därefter 24 timmar på sig att besvara utskicket. Svar inom angiven tidsfrist kan påverk