Konsulær- og administrasjonsmedarbeider

Østerrikes ambassade i Oslo søker en medarbeider til et 100 % vikariat i forbindelse med foreldrepermisjon. Stillingen er tilknyttet ambassadens konsulære og administrative seksjon og omfatter hovedsakelig konsulære tjenester, publikumsekspedisjon, timebestilling, håndtering av telefonhenvendelser samt ulike administrative oppgaver. Andre arbeidsoppgaver kan bli tillagt stillingen ved behov. Arbeidsoppgaver • Betjening av østerrikske statsborgere i publikumsmottaket • Behandling av pass-, statsborgerskaps- og legaliseringssaker • Saksbehandling av konsulære saker • Dokumenthåndtering, arkivering og korrespondanse • Kontakt med østerrikske og norske myndigheter • Fakturahåndtering, kontoradministrasjon og øvrige administrative oppgaver • Praktisk bistand ved arrangementer og offisielle delegasjonsbesøk • Deltakelse i ambassadens beredskapsordning Kvalifikasjoner • Gode kommunikasjonsevner, serviceinnstilling og høflig opptreden • Relevant administrativ erfaring • Svært gode tyskkunnskaper og gode engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig • Strukturert, selvstendig og løsningsorientert arbeidsform • Meget gode IT-kunnskaper (MS Office) og vilje til å lære ambassadens fagsystemer • Kunnskaper i norsk er en fordel, men ikke et krav Vi tilbyr • 100 % stilling (37,5 timer per uke) med midlertidig arbeidsavtale frem til antageligvis 31. august 2027 • Månedslønn på NOK 43 000 før skatt; lokal arbeidsavtale etter norsk arbeidsrett • Et hyggelig arbeidsmiljø i et internasjonalt team • Lyse og trivelige kontorlokaler på Frogner med svært gode kollektivforbindelser Søknad på tysk, inkludert standardisert CV (Europass CV), motivasjonsbrev samt vitnemål og attester, sendes senest 23. august 2026 til: oslo-ob@bmeia.gv.at Har du spørsmål, kan du kontakte: oslo-ob@bmeia.gv.at eller på telefonnummeret +47 22 54 02 00 --------------------------------------------------------------------------------- Stellenausschreibung: Konsular- und Verwaltungsmitarbeiter:in Vollzeit – Karenzvertretung Dienstantritt: Voraussichtlich 1.9.2026; Befristung: 1 Jahr Die Österreichische Botschaft Oslo sucht eine Karenzvertretung in Vollzeit. Die Stelle ist der Konsular- und Verwaltungsabteilung der Botschaft zugeordnet und umfasst insbesondere die Bearbeitung konsularischer Angelegenheiten, den Parteienverkehr, die Terminvergabe, die Beantwortung telefonischer Anfragen sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben. Je nach dienstlichen Erfordernissen können weitere Aufgaben übertragen werden. Hauptaufgaben • Parteienverkehr und Betreuung österreichischer Staatsbürgerinnen und Staatsbürger • Bearbeitung von Pass-, Staatsbürgerschafts- und Beglaubigungsangelegenheiten • Bearbeitung konsularischer Fälle • Aktenführung, Archivierung und Korrespondenz • Kontakt mit österreichischen und norwegischen Behörden • Rechnungsbearbeitung, Büromanagement sowie allgemeine Verwaltungstätigkeiten • Praktische Unterstützung bei Veranstaltungen und offiziellen Delegationsbesuchen • Teilnahme am Bereitschaftsdienst der Botschaft Anforderungsprofil • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, höfliches und serviceorientiertes Auftreten • Einschlägige Erfahrung im Verwaltungsbereich • Ausgezeichnete Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Selbstständige, strukturierte und organisierte Arbeitsweise • Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office; Bereitschaft zur Einarbeitung in fachspezifische Anwendungen) • Norwegischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung Wir bieten • Vollzeitbeschäftigung (37,5 Stunden/Woche), befristeter Dienstvertrag bis voraussichtlich 31. August 2027 • Monatsgehalt von NOK 43.000 brutto; lokaler Dienstvertrag nach norwegischem Arbeitsrecht • Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem internationalen Team • Einen attraktiven Arbeitsplatz in Frogner mit ausgezeichneter Anbindung an den öffentlichen Verkehr Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in deutscher Sprache mit standardisiertem Lebenslauf (Europass-CV), Motivationsschreiben sowie Zeugnissen und Referenzen bis spätestens 23. August 2026 per E-Mail an: oslo-ob@bmeia.gv.at Rückfragen richten Sie bitte an: oslo-ob@bmeia.gv.at oder telefonisch unter: +47 22 54 02 00