Konsultstöd för projektplan inför införande av e-handel i Danderyds kommun

Uppdragsbeskrivning Danderyds kommun avser att införa e-handel som en del i arbetet med att utveckla och effektivisera kommunens inköpsprocess. Kommunen behöver konsultstöd för att genomföra en förstudie och ta fram en konkret projektplan för införandet. Uppdraget ska ge kommunen ett välgrundat beslutsunderlag för vilken ambitionsnivå och omfattning e-handelslösningen ska ha samt hur införandet bör organiseras och genomföras. Konsulten ska bland annat analysera om lösningen initialt ska omfatta enbart beställnings- och inköpsprocessen eller om den bör omfatta en större del av processen, exempelvis order, leverans, fakturahantering och ekonomisk uppföljning. I uppdraget ingår även att identifiera vilka verksamheter, roller och funktioner som berörs av införandet, vilka som behöver involveras i projektet samt vilka befintliga system och processer som påverkas eller behöver integreras med e-handelslösningen. Särskild vikt ska läggas vid gränssnittet mot ekonomiprocesserna och hur införandet påverkar exempelvis ekonomifunktionen, beställare, attestanter, inköpsorganisationen och andra berörda funktioner. Konsulten ska genom intervjuer, workshops och analys skapa en samlad bild av nuläge, önskat läge, beroenden, risker och förutsättningar för ett framgångsrikt införande. Krav på leverans Uppdraget ska minst resultera i: nulägesanalys av relevanta inköps-, beställnings-, faktura- och ekonomiprocesser – rekommendation av lämplig ambitionsnivå och omfattning för kommunens e-handelslösning beskrivning av vilka processer och funktioner som bör omfattas av lösningen kartläggning av berörda verksamheter, roller och intressenter analys av organisatoriska konsekvenser och förändrade arbetssätt, inklusive påverkan på ekonomifunktionen kartläggning av relevanta befintliga system, integrationer och andra tekniska beroenden identifiering av viktiga vägval, risker och kritiska framgångsfaktorer förslag till projektorganisation, styrning och ansvarsfördelning övergripande resurs- och kompetensbehov för genomförandet tid- och aktivitetsplan med centrala milstolpar och beroenden förslag till hur införandet kan delas upp i etapper eller faser en sammanhållen och genomförbar projektplan för införande av e-handel i Danderyds kommun. Projektplanen ska vara tillräckligt konkret för att kunna användas som grund för beslut om införande och för det fortsatta genomförandet. Roll Konsulten ska ha en senior och rådgivande roll och självständigt driva förstudien framåt i nära samarbete med kommunens upphandlingsfunktion och övriga berörda funktioner. Konsulten ska planera och genomföra nödvändiga intervjuer och workshops, strukturera och analysera insamlad information, identifiera frågor som kommunen behöver ta ställning till och lämna tydliga rekommendationer. Rollen innebär även att utmana befintliga arbetssätt och hjälpa kommunen att skilja mellan vad som är tekniska systemfrågor och vad som kräver förändringar i processer, organisation, roller och ansvar. Konsulten ska säkerställa att projektplanen utgår från kommunens faktiska förutsättningar och är realistisk att genomföra. Konsult enligt nivå 4. Distansarbete Enligt överenskommelse. Behöver bara på plats för vissa moment exempelvis intervjuer. Obligatoriska krav: Dokumenterad erfarenhet av införande av e-handel, inköpssystem eller motsvarande digitala inköpslösningar Erfarenhet av att genomföra förstudier och ta fram projekt- och införandeplaner Mycket god förståelse för hela inköpsprocessen, från behov och beställning till leverans, faktura och uppföljning Erfarenhet av integrationer mellan e-handelssystem och exempelvis ekonomisystem, fakturahantering, avtalsdatabaser och andra relevanta verksamhetssystem Erfarenhet av processkartläggning och verksamhetsutveckling Erfarenhet av förändringsledning och organisatoriska konsekvensanalyser Förmåga att leda workshops och intervjuer med såväl verksamhet som specialist- och ledningsfunktioner Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift. Meriterande krav: Erfarenhet av motsvarande uppdrag inom kommun, region eller annan större offentlig organisation, där inköp, ekonomi och decentraliserade beställarorganisationer behöver samordnas. Övrigt: Referensuppdrag: Erfarenheten styrks genom två referensuppdrag med följande innehåll: – Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget. – Namn på konsult/er som genomförde uppdraget. – Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. – Tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum. Genomförandeplan: Anbudsgivaren ska lämna en genomförandebeskrivning som tydligt redogör för hur uppdraget avses genomföras. Beskrivningen ska minst innehålla metod och arbetssätt, planerade aktiviteter, involvering av berörda funktioner samt en övergripande tidplan för uppdraget. Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se Distansarbete: Hybrid