Konsultuppdrag | Collaboration Workplace Lead

Period: 2026-11-02 to 2026-12-31 & Språk: Flytande i Svenska & Engelska Pris: 930:- Kunden vill ta fram en tydligare och mer standardiserad struktur för videokonferens och mötesytor. Uppdraget ska ge en nulägesbild av befintliga lösningar, arbetssätt och behov samt skapa ett tekniskt ramverk som förenklar användning, livscykelhantering och support. Syftet med uppdraget är att: Skapa en kvalitetssäkrad nulägesbild av kundens mötesrum, teknisk och utifrån användarupplevelse. Etablera standarder och principer som ger en enhetlig, användarvänlig och driftsäker mötesupplevelse i hela organisationen. Förenkla implementation, förvaltning och support genom exempelvis tydliga typrum, konfigurationer och principer. Skapa en långsiktigt hållbar styrning med relevanta KPI, uppföljning och principer för livscykelhantering och rapportering. Ta fram prioriterade rekommendationer för att säkerställa att verksamhetsbehoven tillgodoses. Uppdragsbeskrivning : Inventering och nulägesanalys Genomföra en nulägesanalys av kundens befintliga mötesrum, mjukvara, hårdvara och användarvänlighet. Inventera befintliga mötestyper, arbetssätt och manualer. Genomföra intervjuer med utsedda nyckelpersoner. Bedöma behovet av en nöjdhetsenkät. Enkäten kan ersättas av redan genomförd medarbetarundersökning. Analysera befintliga licenser och verktyg för digitala möten, resursbokning och smart Workplace. Analysera systemkonfiguration, säkerhet, provisionering och hantering av mötesrum och arbetsplatser. Analysera befintliga bokningsskärmar. Analyser av Teams admin center i förhållande till PMP och vad det skulle innebära. Standardisering av mötesrum Ta fram ett användbart ramverk för renodling, implementation, underhåll och användning. Aktiviteter Ramverk för standardisering av mötesrum och arbetsplatser Standardkonfiguration för typrum Namnstandard och rumsstruktur Policyramverk för mötesytor och arbetsplatser Implementeringsunderlag Digitala användarguider Förvaltnings- och supportrekommendation Slutrapport och rekommendationer Rollbeskrivning : Vi söker en senior konsult som kan ta rollen som Collaboration Workplace Lead och driva analys och standardisering av våra mötes- och arbetsplatsupplevelser med största fokus på videokonferenser. Uppdraget är strategiskt/taktiskt med stort inslag av teknisk rådgivning. Arbetsledning På egen hand driva sitt arbete självständigt med stöd från beställaren Dokumentera och redovisa löpande progress Hålla i workshops och avstämningar Koordinera intressenter Utveckla teknisk design Etablera en high level design för mötesrumstruktur och principer En low level design för att konkret matcha övergripande design mot tekniska policys/funktioner Standardisera Teams och mötesrum Föreslå ett standardiserat tekniskt ramverk Skapa policystruktur Ta fram standarder och runbooks för provisionering och livscykelhantering (exempelvis säkerhetspatchar och versionsuppdateringar) Standardiseringen ska gälla för alla kundens rum där det finns videoutrustning Säkerställa användarvänlighet i rummen i förslag av funktion och teknisk konfiguration Stödja strategiska beslut Identifiera förbättringsområden och kostnadsunderlag Bidra till utbildning Ta fram underlag som ligger till grund för framtida utbildningsinsatser Kompetensprofil : Senior erfarenhet av Modern Workplace / Digital Workplace Stark kunskap inom: Microsoft Teams & Teams Rooms Hybridarbete / möteslösningar Utrustning och utformning i konferensrum (hårdvara) Erfarenhet av: Teknisk rådgivning inom området Tekniska implementeringar inom området Workshopledning och förändringsarbete Stakeholder management Förmåga att arbeta självständigt Personliga egenskaper: Strukturerad och leveransfokuserad Stark kommunikativ förmåga Förmåga att omsätta behovsanalys till praktik Trygg i rådgivande roll mot ledning och tekniska specialister Övrigt: Erfarenhet av Flowscape och/eller Microsoft Places är meriterande Erfarenhet från större organisationer och komplexa miljöer är ett plus