Konsultuppdrag för förstudie och kravspecifikation gällande nytt kommungemensamt e-arkiv

Uppdragsbeskrivning Danderyds kommun av behov av att förstärka kommunarkivets ordinarie personal med en konsult som har kompetens och erfarenhet av att upphandla IT-system och e-arkiv inför att kommunens avtal om kommungemensamt e-arkiv ska konkurrensutsättas. Uppdraget består dels i att leda arbetet med att ta fram en förstudie för det framtida e-arkivet i Danderyds kommun, dels i att tillsammans med kommunarkivet ta fram en kravspecifikation som kan användas inför en kommande upphandling. 1.Förstudie för nytt e-arkiv Som en del i att Danderyds kommuns gällande avtal för dagens kommungemensamma e-arkiv löper ut nästa år behövs en förstudie för ett nytt e-arkiv tas fram. Förstudien ska ta vid där vår behovsanalys slutat och klargöra hur kommunen ska gå till väga för att tillgodose de behov av ett kommungemensamt e-arkiv som identifierats. Det handlar exempelvis om att genomföra en fördjupad analys av de översiktliga behov som lyfts fram i behovsanalysen och att undersöka vilken upphandlingsform som är mest lämplig. 2.Kravspecifikation för nytt e-arkiv Uppdraget innebär också att ta fram en detaljerad kravspecifikation för ett framtida kommungemensamt e-arkiv som uppfyller de behov som både behovsanalysen och den ovan nämnda förstudien klarlagt. Tanken är att denna kravspecifikation sedan ska utgöra ett underlag i den kommande upphandlingen. Eftersom vi i dagsläget inte vet hur behoven ska tillgodoses är det rimligt att denna del av konsultuppdraget genomförs efter att förstudien slutförts. Vi bedömer att uppdraget erfordrar en resurskonsult till 50% av en heltidstjänst för utförandet av ovan beskrivna uppdraget. Uppdraget väntas pågå i en månad. Krav på leverans Kraven på leverans består i att leverera två väl genomarbetade dokument: Förstudie för nytt kommungemensamt e-arkiv Kravspecifikation för nytt kommungemensamt e-arkiv Båda dessa handlingar ska tas fram tillsammans med kommunarkivets ordinarie personal. Med detta åsyftas att kommunarkivets personal ska ha inflytande över dokumentens utformning, men konsulten ska vara den ledande och pådrivande kraften i detta arbete samt den som ytterst är ansvarig för att författa dokumenten Roll Förmedlaren ska tillhandahålla en konsult som har erfarenhet och kompetens kring införskaffande av IT-system och e-arkiv Förväntat resultat Ytterst sett förväntas följande av offererad konsult: Genomförd förstudie för nytt kommungemensamt e-arkiv Framtagen kravspecifikation för nytt kommungemensamt e-arkiv Utöver detta förväntas konsulten att dela sin arbetstid så att hälften av arbetet genomförs på plats hos Danderyds kommun. Projektorganisation Konsulten kommer rapportera till kommunarkivarierna som i sin tur rapporterar till kanslichef. Någon större projektorganisation är inte nödvändig för detta uppdrag. Krav på dokumentation Konsulten ansvarar för att upprätta den projektdokumentation som behövs löpande och att överlämna detta till kontaktperson. Hantering av personuppgifter Det är inte uteslutet att personuppgifter kommer hanteras inom uppdraget, men det är i sådana fall harmlösa uppgifter såsom namn, kontaktuppgifter och liknande. Obligatoriska krav: Offererad konsult ska ha erfarenhet av liknande uppdrag som vårt och uppfylla kraven i kompetensnivå 3. Minst 4 års erfarenhet som konsult som arbetat med kravställning och upphandling av IT-system för offentlig sektor. Erfarenhet av e-arkivsarbete. Utbildning som specialist inom IT, systemvetenskap, arkivvetenskap eller för uppdraget annan relevant utbildning. Offererad konsult ska ha erfarenhet från kommunal sektor. Övrigt: Referensuppdrag: Erfarenheten styrks genom två referensuppdrag med exempelvis följande innehåll: • Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget. • Namn på konsult/er som genomförde uppdraget. • Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum. Kontaktuppgifter referensperson: Kontaktuppgifter till minst en referensperson för den offererade konsulten skall anges samt information om referenspersonens roll. Genomförandeplan: Genomförandeplan med förslag på hur konsultuppdraget skall genomföras ska inkluderas för den offererade konsulten. Pris: Offerad konsult ska inkomma med kostnadsförslag, pris per timme exklusive moms. Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se Arbetsform: Hybrid, 50% on-site