Koordinator till Kiruna 2029

Om arbetsplatsen Kiruna har utsetts till Europas kulturhuvudstad 2029. Regeringen fattade beslutet efter en stark rekommendation från den europeiska expertjuryn, som valde Kiruna bland de svenska kandidaterna med ansökan Movement - Below Ground. On Earth. In Space. Ett historiskt steg för både kommunen, regionen och kulturlivet i hela norra Sverige. Kiruna befinner sig i skärningspunkten mellan utvinning och återväxt, tradition och framtid, lokala berättelser och kosmiska horisonter. Få uppdrag i Europa erbjuder denna kombination av kulturutveckling, samhällsomvandling och internationellt samarbete. Nu söker vi en koordinator som vill vara med och bygga upp och utveckla organisationen bakom Europas kulturhuvudstad 2029. Tjänsten innebär ingen arbetsledning eller personalansvar. Kiruna 2029 är en projektorganisation inom Kiruna kommun som svarar mot en egen nämnd. Efter projekttiden kommer projektorganisationen att avvecklas. Arbetsuppgifter Som koordinator har du en central roll i att stödja projektchef, ledningsgrupp och verksamhet i det dagliga arbetet. Du arbetar nära projektchef och fungerar som ett nav för planering, samordning och uppföljning. Rollen innebär att skapa struktur i en verksamhet som växer snabbt och där flera parallella utvecklingsprocesser pågår samtidigt. Du bidrar till att beslut följs upp, att processer fungerar och att organisationen har de administrativa förutsättningar som krävs för att leverera uppdraget som europeisk kulturhuvudstad 2029. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat: • Planering och samordning av ledningsgruppens arbete. • Förberedelse av dagordningar, mötesunderlag och beslutsunderlag. • Dokumentation av möten samt uppföljning av beslut och åtgärder. • Administrativ samordning av projekt- och verksamhetsutvecklingsinsatser. • Stöd vid onboarding av nya medarbetare. • Samordning av verksamhetsplanering och uppföljning • Ansvar för struktur och ordning i gemensamma dokument- och arbetsytor. • Stöd vid extern projektfinansiering, sponsring och redovisning. • Stöd vid planering av interna och externa möten, besök och aktiviteter. • Samordning av kontaktregister, avtalsöversikter och uppföljningslistor. • Kontakt med kommunala stödfunktioner som inköp, HR, It, Ekonomi etc. • Administrativt stöd kopplat till partnerskap, nätverk och internationella relationer. • Praktiskt stöd vid rapportering, ansökningar och uppföljning. • Bidra till utveckling av effektiva arbetssätt, rutiner och processer. Vi erbjuder ett stimulerande arbete med stort ansvar och möjlighet att påverka hur organisationen utvecklas under de kommande åren. Rollen kräver närvaro på plats i Kiruna. Tjänsteresor kan förekomma. Kvalifikationer Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom projektledning, administration, offentlig förvaltning eller annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har erfarenhet av att arbeta i en koordinerande, administrativ eller projektstödjande roll där du hanterat flera parallella processer samtidigt. För att lyckas i rollen behöver du vara mycket strukturerad och ha förmåga att skapa ordning även när förutsättningarna förändras snabbt. Du arbetar självständigt, tar initiativ och driver frågor framåt samtidigt som du har lätt för att samarbeta med många olika människor. Vi söker dig som: • Är strukturerad och noggrann. • Har mycket god administrativ förmåga. • Kan prioritera mellan många parallella uppgifter. • Är serviceinriktad och prestigelös. • Har ett gott omdöme och hög integritet. • Är kommunikativ och relationsskapande. • Trivs i en miljö där organisationen fortfarande är under uppbyggnad. • Du uttrycker dig väl på svenska och engelska i både tal och skrift. • Goda kunskaper i Office-paketet • B-körkort är ett krav. Det är meriterande om du har erfarenhet av: • Projektadministration • Offentlig verksamhet eller politiskt styrda organisationer. • Samordning av ledningsgrupper eller styrgrupper. • Verksamhetsplanering och uppföljning. • Dokumenthantering och ärendeprocesser. • EU-finansierade projekt, kulturprojekt eller större utvecklingsprojekt. • Kunskaper i Samiska, Meänkieli och Finska. Tjänsten kräver att arbetet huvudsakligen sker på plats i Kiruna. Stor vikt läggs vid personliga egenskaper. Anställningens omfattning Tidsbegränsad till: 2029-11-30 Tillträde enligt överenskommelse 6 månader eller längre. Ansökan Referensnummer: C342418