Ledningsgruppsutvecklingsprocess

Ledningsgruppsutveklingsprocess till Malmö stad Bakgrund: Från och med den 1 september bildas en ny ledningsgrupp bestående av nio enhetschefer och en avdelningschef. Fyra av enhetscheferna har sedan tidigare ingått i avdelningschefens ledningsgrupp. Ytterligare fem enhetschefer tillkommer från Arbetsmarknadsavdelningens nuvarande ledningsgrupp.Den nya ledningsgruppen kommer därmed att bestå av personer med olika erfarenheter, arbetssätt, verksamhetsperspektiv och tidigare grupptillhörigheter. Några av deltagarna har arbetat tillsammans under längre tid, medan andra saknar etablerade relationer till varandra. Gruppen behöver därför ges förutsättningar att utvecklas till en sammanhållen ledningsgrupp med ett gemensamt uppdrag och ansvar för avdelningens helhet. I delar av den nuvarande organisationen finns sedan tidigare utvecklingsbehov när det gäller gruppdynamik, kommunikation, fördelning av talutrymme och delaktighet. Det finns också behov av att stärka förmågan att hantera skilda perspektiv utan att dialogen domineras av enskilda personer eller att andra deltagare blir passiva. Dessa mönster behöver kunna synliggöras och bearbetas på ett konstruktivt sätt inom ramen för den nya gruppens utveckling. Ledningsgruppen ska samtidigt verka i en period med omfattande förändrings- och utvecklingsarbete. Det ställer höga krav på tillit, tydliga arbetsformer, konstruktiv oenighet, gemensamt beslutsfattande och förmåga att ta ansvar för hela avdelningens uppdrag, även i frågor som ligger utanför den egna enhetens direkta ansvarsområde. Uppdrag: Uppdraget innebär att planera och genomföra en sammanhållen ledningsgruppsutvecklingsprocess för den nybildade ledningsgruppen. Processen ska ge gruppen en gemensam och stabil grund för sitt fortsatta arbete. Den ska bidra till att deltagarna lär känna varandra, bygger fungerande arbetsrelationer och utvecklar förståelse för varandras perspektiv, funktioner, styrkor och arbetssätt. Insatsen ska inte enbart fokusera på relationer och individuell självkännedom, utan även på hur gruppen fungerar som ledningsteam. Gruppen ska ges möjlighet att identifiera och bearbeta beteenden och samspelsmönster som påverkar delaktighet, kommunikation, beslutsfattande och genomförandekraft. Processen ska särskilt stödja gruppen i att: • utveckla tillit och psykologisk trygghet • skapa en gemensam förståelse för ledningsgruppens uppdrag och mandat • gå från tidigare grupptillhörigheter till en gemensam identitet • utveckla ett gemensamt ansvar för avdelningens helhet • säkerställa ett balanserat talutrymme och aktiv delaktighet från samtliga • kunna uttrycka, undersöka och hantera olika uppfattningar på ett öppet och konstruktivt sätt • tydliggöra förväntningar, roller och ömsesidiga åtaganden • utveckla hållbara former för dialog, beredning, beslutsfattande och uppföljning • stärka gruppens förmåga att leda gemensamma förändrings- och utvecklingsprocesser. Processen ska leda fram till konkreta överenskommelser om hur ledningsgruppen ska arbeta tillsammans. Överenskommelserna bör bland annat omfatta mötesformer, ansvarstagande, kommunikation, hantering av oenighet, beslut och uppföljning. Mål och förväntade resultat: Efter genomförd process ska ledningsgruppen ha: • en gemensam bild av sitt uppdrag och sitt ansvar för helheten • ökad förståelse för deltagarnas olika arbetssätt och bidrag • större trygghet i att uttrycka skilda perspektiv och ge varandra återkoppling • mer jämlika förutsättningar för deltagande och inflytande • överenskomna principer och arbetsformer för gruppens samarbete • förmåga att identifiera och hantera gruppdynamiska mönster som hindrar gruppens arbete • en konkret plan för hur grupputvecklingen ska följas upp och vidmakthållas efter avslutad konsultinsats. Målet är att gruppen ska utvecklas mot ett moget och effektivt ledningsteam, präglat av tillit, tydlighet, konstruktiv dialog och gemensamt ansvar för verksamhetens mål. Teoretisk och metodisk utgångspunkt: Insatsen ska bygga på vedertagen kunskap och beprövad erfarenhet inom grupputveckling och gruppdynamik. Leverantören ska kunna omsätta relevanta teoretiska perspektiv i praktiskt arbete utifrån gruppens aktuella situation, samspel, arbetsformer och verksamhetsuppdrag. Leverantören ska vid behov kunna använda lämpliga verktyg för att kartlägga gruppens nuläge, identifiera utvecklingsområden samt följa upp genomförda insatser. Eventuella kartläggningar eller analyser ska återkopplas till gruppen och omsättas i konkreta utvecklingsinsatser och aktiviteter. Insatsen ska även innehålla moment som stärker deltagarnas förståelse för olika perspektiv, arbetssätt, kommunikationsmönster och beteenden i samarbete med andra. Syftet ska vara att öka gruppens förmåga till samverkan, kommunikation och gemensamt beslutsfattande. Individuella reflektioner och insikter ska användas som underlag för gruppens utveckling och inte för att kategorisera eller värdera enskilda deltagare. Leverantören ansvarar för att välja och motivera de metoder och verktyg som bedöms bäst stödja uppdragets syfte och gruppens behov. Valda metoder ska vara evidensbaserade eller bygga på beprövad erfarenhet inom grupp- och organisationsutveckling. Övergripande process och minimikrav 1. Inledande avstämning med avdelningschef om uppdrag, nuläge och önskade resultat. 2. Individuell förberedelse eller kortare intervjuer med deltagarna. 3. Ett inledande gemensamt moment med fokus på relationer, uppdrag och gruppens förutsättningar. 4. Fördjupat arbete med gruppens faktiska samspel, kommunikation och arbetsmönster. 5. Framtagande av gemensamma spelregler och konkreta arbetsformer. 6. Implementering och träningsperiod i ordinarie verksamhet. Utvecklingsprocessen ska innehålla perioder där ledningsgruppen arbetar vidare i sin ordinarie verksamhet och tillämpar de arbetssätt och överenskommelser som tagits fram under processen. Leverantören ska beskriva hur gruppens lärande och utveckling kan stödjas mellan de gemensamma träffarna, exempelvis g