Ledningskoordinator / Executive Assistant

Kund söker en erfaren och serviceinriktad ledningskoordinator till en verksamhet inom Digital & IT. I rollen får du en central funktion nära ledningen och ansvarar för att skapa struktur, samordning och effektiva arbetssätt i det dagliga ledningsarbetet. Du kommer att arbeta som ett nära administrativt stöd till en senior chef med ansvar för digitalisering och IT, samtidigt som du stöttar den övergripande ledningsfunktionen. Rollen passar dig som trivs med ett högt tempo, många parallella uppgifter och en varierad arbetsdag. Som ledningskoordinator blir du en viktig sammanhållande funktion och bidrar till att planering, kommunikation och administrativa processer fungerar smidigt och effektivt. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att omfatta: Koordinering och administration av chefens kalender och mötesagenda. Planering och förberedelse av ledningsmöten och andra återkommande forum. Hantering av mötesinbjudningar, deltagare och externa föredragshållare. Dokumentation av möten, inklusive protokoll och uppföljning av beslut och aktiviteter. Framtagning och samordning av presentationer, informationsmaterial och rapportering. Planering och koordinering av konferenser, större möten och andra interna aktiviteter. Administration kring resor och andra praktiska arrangemang. Hantering av löpande administrativa uppgifter, exempelvis beställningar, leverantörsfakturor och behörigheter. Identifiering av förbättringsmöjligheter och utveckling av mer effektiva administrativa arbetssätt. För att trivas i rollen är du strukturerad, initiativtagande och van vid att ta ett stort eget ansvar. Du har god förmåga att hålla ihop flera aktiviteter samtidigt och kan växla mellan detaljer och ett övergripande perspektiv. Du arbetar med hög kvalitet även när tidsramarna är snäva och har ett professionellt förhållningssätt i kontakten med olika intressenter. Eftersom rollen innebär arbete nära ledningen är det viktigt att du har god integritet och erfarenhet av att hantera konfidentiell och känslig information. Vi ser gärna att du är: Självständig och lösningsorienterad. Noggrann och välorganiserad. Prestigelös och flexibel. Initiativtagande och van vid att få saker att hända. Lyhörd och samarbetsorienterad. Intresserad av att förenkla och förbättra administrativa processer. Vi ser gärna att du har erfarenhet av: Ledningsstöd och administrativt chefsstöd. Koordinering och samordning. Kalender- och möteshantering. Intressenthantering. Planering och uppföljning. Framtagning av presentations- och informationsmaterial. Administrativ effektivisering och processförbättring.