Office Manager

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі. Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.  Обов'язки: Забезпечення офісу та виробничих площ — забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ. Контроль чистоти та порядку — організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу. Замовлення продовольчих товарів — контроль та замовлення продовольчих товарів. Замовлення необхідних товарів — контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок. Організація інших замовлень — інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації). Організація робочих місць — організація та переміщення робочих місць для персоналу. Пошук та підбір підрядників — пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів). Робота в 1С — створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші. Ведення операційних процесів — ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування. Підготовка звітності — підготовка звітності з витрат. Робота з кореспонденцією — відправлення / отримання кореспонденції. Вимоги до кандидата: Розвинені комунікаційні навички — вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання. Проактивність та активна позиція — готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями. Організованість та уважність до деталей — здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі. Вміння працювати в режимі багатозадачності — здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами. Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач — не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення. Бажання навчатися та розвиватися — готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи. Впевнене користування цифровими інструментами — Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи. Навички роботи з Excel / Google Sheets — на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності. Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим — важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему. Аналітичний підхід — вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант. Стресостійкість та відповідальність — здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату. Буде перевагою: досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції; досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками; досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності; досвід роботи з ERP-системами. Пропонуємо: Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем; Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента; Заняття англійською; Медичне страхування; Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу); Різносторонні проєкти та професійне зростання; Драйвову команду; Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;