Office Manager till JonDeTech

Har du en bakgrund inom ekonomi, administration eller receptionistarbete och söker en central roll i ett banbrytande teknikbolag? Har du den kommunikativa förmåga som krävs för att driva saker i mål och skapa struktur när bolaget skalar upp? JonDeTech söker nu en Office Manager till kontoret på KTH i Stockholm. Sök tjänsten redan idag! Om tjänsten JonDeTech är ett svenskt teknikföretag som utvecklar nästa generations IR-sensorer baserade på nanoteknologi. Bolaget står inför en spännande tillväxtresa där fokus skiftar allt mer mot försäljning, uppskalning och internationell expansion. Som Office Manager blir du hjärtat i verksamheten. I ett tight team om 5 anställda och 3 konsulter får du en bred och viktig roll där du håller ihop de operativa flödena. Du blir bryggan mellan ekonomi, logistik, IT och den dagliga kontorsdriften. Här kliver du in i en transparent och prestigelös miljö utan hierarkier, där alla hjälps åt för att nå gemensamma mål. Du erbjuds en nyckelroll i ett börsnoterat tillväxtbolag inom en högaktuell bransch samt en varm, familjär arbetsplats belägen i stora, ljusa lokaler mitt på KTH Campus. Arbetsuppgifter Som Office Manager ansvarar du för att "daily business" rullar smidigt och att bolaget bygger hållbara rutiner för sin tillväxt. Ekonomi & Uppföljning: Hantera inkommande/utgående fakturor, kontering, koordinera med affärssystem (Fortnox) samt följa upp kundbetalningar proaktivt. Lager & Logistik: Bygga upp och ansvara för in- och utflöden av sändningar (t.ex. via DHL/FedEx). Internationell & Extern Kommunikation: Bevara en hög servicenivå och bevaka info-mailen med dialoger gentemot aktieägare, partners och kunder (bland annat i Asien). Kontorsdrift & IT-stöd: Säkerställa behörigheter, licenshantering (Office 365 och SharePoint), kontorsinköp samt ha kontakt med fastighetsvärden. IT/Webb & PR: Göra enklare textuppdateringar på hemsidan och bistå vid framtagande av presentationsmaterial. Vi söker dig som Har en god förståelse för grundläggande ekonomi (fakturering, kontering, uppföljning). Har tidigare erfarenhet från en koordinerande roll, exempelvis som Office Manager, Administratör, Kontorsansvarig eller Receptionist. Talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska, då engelska används dagligen i internationella kontakter. Har god datavana och känner dig trygg i Office 365 och digitala verktyg. Det är meriterande om du har ett teknikintresse eller erfarenhet av arbete i Fortnox. Personliga egenskaper För att trivas i rollen ser vi att du är en lugn, noggrann, nyfiken och strukturerad person. Du besitter en analysförmåga och har modet att kommunicera proaktivt — du tvekar inte att skicka det där extra mailet eller slå en signal för att få saker i mål. Du har en hög service-mindset, är prestigelös och trivs i en miljö där man hjälps åt högt som lågt. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.