Operativ samordnare

Sörmlands museum Nyköping Om oss Sörmlands museum ligger i Nyköping och har verksamhet i hela Sörmland. Med historia, slöjd och bild och form vill vi vidga vyer och väcka engagemang och bidra till att människor får bättre möjligheter att påverka samhället och sin egen livssituation. Verksamheten rymmer bland annat utställningar, programverksamhet, kurser, rådgivning och kulturmiljöuppdrag samt insamling och förvaltning av museets samlingar. Sörmlands museum har Region Sörmland som huvudman. Museet driver en bred programverksamhet för bildning, lärande och nöje samt för människors eget kreativa skapande och medskapande. Några exempel är visningar av utställningar, stadsvandringar, program för barn och unga, familjesöndagar, skolprogram, vernissager, kulturkvällar och julmarknad, kurser och workshops i byggnadsvård, slöjd, bild och form. Verksamheten har de senaste åren ökat i volym och nu söker vi en operativ samordnare vars huvuduppgift är att sköta kringarbetet för programverksamheten samt stötta programproducent, pedagoger och andra kollegor med administration och logistik inför, under och efter aktiviteterna. Dina arbetsuppgifter -Ta emot och hantera bokningsförfrågningar av skolprogram från skolor, visningar från föreningar, researrangörer, m fl. -Schemalägga tillgängliga pedagoger/guider för bokningarna, bekräfta, dokumentera och fakturera. -Samordna bokningarna relativt andra aktiviteter så att inga krockar uppstår. -Besvara frågor via mejl och telefon gällande priser, tillgänglighet, gruppstorlekar och specialönskemål (t.ex. tillgänglighetsanpassning). -Hantera funktionsbrevlådor såsom informationsmail och museipedagogikmail. -Stötta programproducenten vid genomförande av större program/projekt, exempelvis avtalsskrivning, dokumenthantering, uppföljning av anmälda gäster, förberedelser inför ett event, finnas till hands under kulturkvällar och andra större program. -Arbeta med inbjudningslistor och deltagarhantering. -Vara museets Ticksterspecialist, lägga in och sköta underlag för program, kurser, event, visningar, konserter, mm. -Hålla andra administrativa system uppdaterade som Zenit och programkalender. -Medverka till att bygga upp rutiner och struktur för bildhantering kopplad till Tickster och programverksamhet. -Statistik, samla in, följa upp och rapportera. -Lägga schema för och boka valda möten samt hålla ihop mötesstrukturen. -Ansvara för ordning och struktur i administrativa system och gemensamma ytor (t.ex. digitala verktyg och interna arbetsytor). -Samla in underlag till kommunikationsfunktionen för publicering. Rollen är stödjande och samordnande och omfattar inte genomförande av pedagogisk verksamhet. Du arbetar i nära samverkan med konferensansvarig men ansvarar inte för konferensverksamheten. Din kompetens -Eftergymnasial utbildning inom administration, offentlig förvaltning eller annat område som arbetsgivaren bedömer som relevant, alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet. -Minst fem års erfarenhet av motsvarande roller och kvalificerat administrativt arbete. -Mycket god administrativ förmåga. -Goda kunskaper i Microsoft 365 och vana att arbeta i digitala verksamhetssystem. -Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av boknings- eller evenemangssystem som exempelvis Tickster, Zenit och liknande. -Du är strukturerad, noggrann och har lätt för att planera och prioritera ditt arbete. -Du trivs i en samordnande roll med många kontaktytor. Du har därför en hög samarbetsförmåga och är serviceinriktad i ditt bemötande. -Du arbetar självständigt, tar ansvar för dina uppgifter och är kvalitetsmedveten. -Som person är du trygg, stabil och har självinsikt. Ser relationer i sitt rätta perspektiv och skiljer på det personliga och det professionella. Du förhåller dig på ett sätt som är anpassat för situationen. -Eftersom verksamheten periodvis har ett högt tempo behöver du vara flexibel och kunna anpassa ditt arbete utifrån förändrade behov. -Du bidrar till en god arbetsmiljö genom ett prestigelöst förhållningssätt och ett professionellt bemötande. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Anställningsform Tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Information om tjänsten lämnas av Enhetschef program, pedagogik och kommunikation, Natalia Berggren, 072-143 35 06. Fackliga företrädare söks via kontaktcenter, 0155-24 50 00. Kom och jobba hos oss på Sörmlands museum! Välkommen med din ansökan, inklusive CV, senast 2026-09-21. Intervjuer kan komma att ske löpande. Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver tas i anspråk av redan anställd personal eller att förutsättningarna för rekryteringen ändras. Se våra förmåner (http://regionsormland.se/jobb-och-utbildning/vara-formaner/) Följ oss gärna på Facebook (http://facebook.com/regionsormlandJobbahososs/) och Instagram (http://www.instagram.com/region_sormland_jobbahososs/) Vi har i vissa fall skyldighet att kontrollera om en person förekommer i misstanke- och eller belastningsregistret. Det kan ske på två sätt, endera begär regionen ut uppgiften själv eller också uppmanas du att begära ut utdrag för att kunna visa upp innan anställning. Vi begär i undantagsfall att du visar upp registerutdrag även vid tillsättning av andra tjänster än de som avses ovan. Blir du aktuell för anställning kommer du att informeras om vad som gäller för den tjänst du sökt. Du som har skyddade personuppgifter bör vara aktsam med vilken information som du delar i din ansökan. Ta kontakt med den kontaktperson som finns angiven i annonsen innan du skickar in din ansökan. Vi gör aktiva val vid exponering och rekryteringsstöd och undanber oss därför direktkontakt av bemannings- och rekryteringsföretag.