Översyn av organisering av arbetet med lokaler i ASF

Till vår kund Malmö Stad söker vi efter konsult/er för rubricerat uppdrag. Begrepp Med lokaler avses i detta uppdrag samtliga ytor som förvaltningen ansvarar för eller har kostnader för, exempelvis kontorslokaler, verksamhetslokaler, lägenheter, platser och bostäder. 1. Bakgrund Arbetet med lokalfrågor inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen är i dag organiserat inom tre delar: • Lokalenheten, ekonomiavdelningen • Enheten för administration och service, HR-avdelningen • Lägenhetsenheten, IFO vuxen insats Funktionerna ansvarar tillsammans för olika delar av förvaltningens lokalrelaterade uppdrag. Den 1 september 2026 flyttades enheten för administration och service till HR-avdelningen inom förvaltningsstaben. I samband med förändringen gav förvaltningsdirektören HR-chefen i uppdrag att tillsammans med berörda chefer se över hur förvaltningens samlade arbete med lokalfrågor bör organiseras. Utgångspunkten är behovet av ett tydligt, sammanhållet och ändamålsenligt lokalstöd för verksamheterna. 2. Syfte Syftet är att ta fram ett beslutsunderlag för hur förvaltningens lokalrelaterade uppdrag bör organiseras och hanteras framöver. Översynen ska särskilt bidra till: • ett tydligt och lättillgängligt stöd för verksamheter och chefer, • tydliga ansvar, roller och mandat, • effektiva och sammanhållna arbetssätt, • minskade överlappningar och organisatoriska glapp, • bättre förutsättningar för styrning, prioritering och uppföljning. Utgångspunkten ska vara verksamhetens behov, snarare än dagens organisatoriska placering. 3. Uppdragets innehåll Kort nulägesbeskrivning Utredningen ska på en övergripande nivå beskriva: • hur det lokalrelaterade arbetet är organiserat i dag, • de huvudsakliga uppdragen och ansvarsfördelningen, • centrala gränssnitt, beroenden och eventuella otydligheter. Nulägesbeskrivningen ska vara tillräcklig för att förstå utgångsläget, men är inte utredningens huvudsakliga fokus. Framtida hantering och organisering Huvudfokus ska ligga på hur lokalfrågorna kan och bör hanteras framöver. Utredningen ska lämna förslag på: • hur lokaluppdraget bör organiseras, • vilka uppdrag och funktioner som bör hållas samman, • hur ansvar, roller och mandat bör fördelas, • hur strategiska, taktiska och operativa lokalfrågor bör hänga samman, • hur arbetssätt och processer kan förenklas och samordnas, • hur kompetens och resurser kan användas effektivt, • hur tydliga kontaktvägar kan skapas för verksamheter och externa parter. Förslagen ska omfatta principen om en väg in för verksamheten och, där det är ändamålsenligt, en tydlig väg in för externa parter, exempelvis fastighetsägare och försäkringsbolag. Om flera realistiska lösningar finns ska dessa kunna beskrivas och jämföras. Utredningen ska mynna ut i en rekommenderad inriktning. 4. Bedömningsgrunder Förslag ska bedömas utifrån: • verksamhetsnytta – stödet ska utgå från verksamheternas och chefernas behov, • tydlighet – ansvar, mandat och kontaktvägar ska vara enkla att förstå, • helhet – lokalfrågorna ska kunna hanteras sammanhållet, • effektivitet – resurser och kompetens ska användas på ett ändamålsenligt sätt, • styrbarhet – organiseringen ska stödja prioritering, uppföljning och långsiktig planering, • genomförbarhet – förslagen ska vara praktiskt möjliga att genomföra. 5. Avgränsning Översynen omfattar i första hand: • lokalenheten, • lokalrelaterade delar av administration och service, • lägenhetsenheten. Andra funktioner berörs i den utsträckning det behövs för att förstå viktiga gränssnitt och beroenden. Utredningen ska lämna förslag och rekommendationer. Beslut om eventuell förändrad organisering fattas av förvaltningsledningen. 6. Genomförande och bedömd omfattning Uppdraget ska inledas med en dialog mellan beställaren och konsulten där upplägg, metod, omfattning och former för arbetet preciseras. Underlaget ska inte i förväg detaljstyra hur utredningen genomförs. Konsulten förväntas, i dialog med beställaren, föreslå ett ändamålsenligt upplägg. Som underlag för bedömning av uppdragets omfattning bedömer förvaltningen att upp till cirka 15 intervjuer kan behöva genomföras. Intervjuerna kan exempelvis omfatta: • enhetschefer för berörda enheter, • berörda avdelningschefer, • medarbetare och andra nyckelpersoner med särskild kunskap om lokaluppdraget, • vid behov andra interna eller externa aktörer med viktiga gränssnitt till arbetet. Det exakta antalet intervjuer, vilka personer som ska intervjuas samt formerna för datainsamlingen fastställs i dialog mellan beställaren och konsulten. Utöver intervjuerna förutsätts konsulten ta del av relevant befintligt underlag och genomföra nödvändiga avstämningar med beställaren. 7. Leverans Utredningen ska resultera i: • en kort nulägesbeskrivning, • analys av de viktigaste utvecklingsbehoven, • förslag på framtida organisering, ansvarsfördelning och arbetssätt, • vid behov alternativa lösningar, • en rekommenderad inriktning och förslag på nästa steg. Resultatet ska redovisas skriftligt och sammanfattas i en kort presentation för förvaltningsledningen. 8. Förväntat resultat Utredningen ska ge förvaltningsledningen ett tillräckligt underlag för att ta ställning till: • hur lokalstödet bör organiseras framöver, • vilka uppdrag som bör hållas samman, • var ansvar och mandat bör ligga, • hur kontaktvägar och arbetssätt bör utformas, • vilka förändringar och fortsatta åtgärder som behövs. Ska-krav Se ska- och börkrav i bifogad fil "Kompetensmatris - JR-55967" Omfattning: Avropet har ett fastpris som konsulten inkommer med i sitt anbud. Arvode Ersättning utgår med fastpris. (Det utgår inte ersättning för resor eller restid.) Start: Så snart som möjligt Slut: 2026-12-31 Plats : Ca 10 % på plats, resterande tid på distans enligt överenskommelse med beställaren. Faktureringsplan: 50 % vid start, resterande 50 % vid avslut. Tillgänglighet: Anbudsgivaren ska vara tillgänglig inom 5 dagar från tilldelning. Anbudsgivaren godkänner detta i samband med anbudslämnande. Option: Ja, beställaren har m