Personaladministratör

Institutionen för medicin söker en kvalificerad personaladministratör som vill vara med och stärka och utveckla vårt verksamhetsnära HR-stöd. Hos oss blir du en del av en dynamisk och komplex verksamhet med ett tydligt samhällsuppdrag. Du arbetar självständigt med stort eget ansvar och nära verksamheten, samtidigt som du är en del av den administrativa enheten och bidrar till helheten. Institutionen för medicin är en del av Sahlgrenska akademin och Göteborgs universitets största institution med drygt 400 anställda och 300 doktorander. Vi utbildar framtidens folkhälsovetare, läkare, dietister och andra som är verksamma inom hälso- och sjukvården. Vår forskning spänner över hela det medicinska fältet och omfattar flera av de stora folksjukdomarna samt samhällsmedicin och folkhälsa. Vi har ett livsviktigt uppdrag: att ta fram ny kunskap som ger människor en bättre hälsa och att utbilda framtidens medarbetare inom hälso- och sjukvården. Verksamheten omsätter cirka 570 miljoner kronor. Den kliniska verksamheten i Västra Götaland är ständigt närvarande i vår miljö. Vi har ett nära samarbete med sjukvården inom både forskning och utbildning, och många av våra medarbetare har uppdrag både inom universitetet och Västra Götalandsregionen. Det skapar en komplex och stimulerande miljö som ställer höga krav på administrationen – och ger stora möjligheter att bidra i en verksamhet med tydlig samhällsnytta. Den administrativa enheten består av cirka 40 medarbetare inom HR, ekonomi, utbildning, kommunikation och ledningsstöd. Enheten leds av två administrativa chefer med olika ansvarsområden. Nu söker vi dig som vill vara en del av vår HR grupp som totalt består av sex medarbetare. Vi erbjuder en arbetsplats där administrationen är professionell, verksamhetsnära och under kontinuerlig utveckling. Vår kultur präglas av ansvarstagande, samarbete och ett gemensamt engagemang för att utveckla både verksamheten och våra arbetssätt. Arbetsuppgifter Som personaladministratör vid Institutionen för medicin har du en bred och verksamhetsnära roll där du ger kvalificerat administrativt stöd till chefer och medarbetare på en av våra avdelningar. Du ansvarar självständigt för löpande personaladministrativa processer och bidrar till att dessa hanteras korrekt och effektivt i enlighet med gällande regelverk och universitetets rutiner. En central del av arbetet är administration kopplad till hela anställningsprocessen. Det omfattar bland annat att ta fram underlag inför rekrytering och anställning, upprätta anställningsavtal samt administrera förändringar och förlängningar av anställningar. I uppdraget ingår även att bevaka tidsbegränsade anställningar och hantera de åtgärder som följer av dessa. Du arbetar också med löpande personal- och löneadministration, exempelvis uppföljning av semester och ledigheter, hantering av arvoden, granskning av reseräkningar och administration i universitetets personal- och lönesystem. Framtagande av olika personalrelaterade underlag förekommer också. Du ger stöd till chefer och medarbetare i personaladministrativa frågor och vägleder dem i tillämpningen av rutiner och regelverk. Institutionen har en internationell miljö och i rollen ingår även administrativa frågor kopplade till internationella medarbetare och gäster. Arbetet innebär kontakter med många olika funktioner inom universitetet och externa aktörer. Arbetsuppgifterna kan över tid komma att förändras utifrån verksamhetens behov och kompletteras med andra administrativa uppgifter. Du arbetar nära övriga kollegor inom HR vid institutionen samt i samverkan med administrativa chefer och andra administrativa funktioner. Rollen innebär både självständigt ansvar och ett nära samarbete med kollegor, där vi gemensamt bidrar till ett professionellt och väl fungerande administrativt stöd. Kvalifikationer Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning med inriktning mot HR, eller annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdigt. Du har erfarenhet av kvalificerat personaladministrativt arbete och är van att självständigt hantera administrativa processer inom HR-området. Du har god digital kompetens och lätt för att sätta dig in i och arbeta i olika administrativa system. Arbetet kräver att du kan tolka och tillämpa regelverk och rutiner samt omsätta och kommunicera dem på ett tydligt sätt i vardagen. Med tanke på vår internationella miljö är det viktigt att du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska. Erfarenhet av personaladministrativt arbete inom universitet, högskola eller annan akademisk miljö är meriterande. Personliga egenskaper För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann och strukturerad med sinne för detaljer, men också flexibel och prestigelös då förutsättningarna ibland snabbt kan ändras. Du planerar och driver ditt arbete självständigt och har förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter i en komplex miljö. Rollen innebär många kontakter med chefer, medarbetare och andra funktioner. Du har därför en professionell och serviceinriktad hållning och skapar förtroende genom att anpassa din kommunikation och ditt stöd efter verksamhetens och mottagarens behov. Vi värdesätter en öppen och generös arbetsmiljö där vi stöttar varandra och bidrar till helheten. Den vi söker vill bidra till detta och uppvisar god samarbetsförmåga. Personlig lämplighet kommer att tillmätas stor betydelse i rekryteringen. Provanställning kan komma att tillämpas. Anställning Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: 100 % Placering: Institutionen för medicin, Göteborg Tillträde: Enligt överenskommelse Kontaktuppgifter för anställningen Maria Sahlin Biträdande administrativ chef 031-786 69 44 maria.sahlin@gu.se Fackliga organisationer Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare Ansökan Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att registrera din