Processutveckling/verksamhetsutveckling med fokus på hälsoskydd

Uppdragsbeskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen i Solna stad består av Miljöavdelningen, Stadsutvecklingsavdelningen och Administrativa avdelningen. Miljöavdelningen omfattar verksamhetsområdena hälsoskydd, livsmedelskontroll, miljöskydd samt miljö och klimat. Förvaltningen har under de senaste åren arbetat med att utveckla sina arbetssätt och möta ökade krav på effektivitet, kvalitet, digitalisering och service. Som ett led i detta arbete önskar förvaltningen genomföra en riktad verksamhetsutvecklingsinsats med särskilt fokus på enheten för hälsoskydd. Uppdraget genomförs på uppdrag av miljöavdelningens ledning i nära samverkan med administrativa avdelningen. Uppdraget går ut på att lämna förslag på hur verksamheten kan: prioritera sina resurser på ett mer ändamålsenligt sätt effektivisera processer och arbetssätt öka nyttan av tillgängliga resurser stärka kvalitet och rättssäkerhet dra större nytta av digitalisering och AI Syfte Syftet är att stödja hälsoskyddsenhetens omställning till en verksamhet som har tydliga prioriteringar baserade på en kombination av riskanalys, arbetsmiljö och effektivitet. Uppdragsbeskrivning 1. Prioritering och resurseffektivitet Konsulten ska analysera hur hälsoskyddsverksamheten använder sina resurser idag och lämna rekommendationer kring: Vilka uppgifter som skapar störst nytta för invånare, företag och kommunen. Hur verksamheten bör prioritera mellan olika typer av uppdrag. Om resurser används på rätt aktiviteter. Om det finns verksamhet som kan prioriteras ned eller utföras på annat sätt. Om det finns möjligheter att öka avgiftsfinansieringen inom ramen för gällande lagstiftning. 2. Processkartläggning och automatisering Konsulten ska kartlägga centrala processer inom hälsoskyddsverksamheten och identifiera: vilka arbetsmoment som är lämpliga för automatisering vilka arbetsmoment som bör standardiseras vilka administrativa moment som kan förenklas vilka tekniska förutsättningar som krävs vilka effekter som kan uppnås För varje identifierat område ska konsulten lämna förslag på genomförande och prioritering. 3. Kvalitetssäkring och rättssäkerhet Konsulten ska lämna rekommendationer kring: hur kvalitetssäkring bör organiseras hur bedömningar kan bli mer enhetliga hur kunskap kan delas bättre inom verksamheten hur beslut och ställningstaganden kan kvalitetssäkras på ett ändamålsenligt sätt hur verksamheten kan säkerställa likabehandling 4. Användning av AI och Copilot Konsulten ska identifiera och beskriva konkreta användningsområden för AI och automation inom hälsoskyddsverksamheten, särskilt inom Microsoft 365 Copilot. Analysen ska omfatta AI-stöd för: framtagande av beslutsunderlag sammanställning av information omvärldsbevakning stöd vid utredningar kvalitetssäkring av skrivelser och beslut kunskapshantering informationssökning Konsulten ska redovisa: rekommenderade användningsfall förväntad nytta risker och begränsningar förslag på införande 5. Gemensamma arbetssätt inom miljöavdelningen Konsulten ska identifiera områden där enheterna för: hälsoskydd livsmedelskontroll miljöskydd miljö och klimat kan dra nytta av gemensamma arbetssätt, rutiner eller processer. Syftet är att minska dubbelarbete, stärka kvaliteten och skapa ett mer enhetligt arbetssätt. 6. Genomlysning av webb och extern information Konsulten ska genomföra en översiktlig genomlysning av dagens webbinformation inom miljöområdet. Analysen ska beskriva: vilka problem som verksamheten upplever med nuvarande information vilka behov invånare och företag sannolikt har vilka förbättringar som bör prioriteras hur digital information kan bidra till ökad självservice och färre frågor till verksamheten Önskade arbetssätt Genomförande av konkreta workshops med verksamheterna, med medarbetare och chefer. Hög delaktighet från medarbetare ger fördelar i förändringsledningen. Intervjuer med verksamhetsutvecklare, avdelningschef och enhetschefer på miljöavdelningen Löpande återkoppling och diskussion med beställaren (administrativ chef) för justeringar i tid och fokus Uppdraget är prioriterat enligt följande Punkt 1, 2 och 3 har högsta prio och får ta mest tid Punkt 4, 5 och 6 ska bara vara korta genomlysningar, och tas med i offerten i mån av tid. Leverans Slutleveransen ska innehålla: Nulägesanalys Beskrivning av identifierade utmaningar och förbättringsområden. Prioriterat utvecklingsprogram Konkreta aktiviteter indelade i: kort sikt (0-6 månader) medellång sikt (6-18 månader) Presentation Presentation för miljöavdelningens ledning och förvaltningsledning. Budget Maximal budget: 840 000 kronor exklusive moms. Anbudsgivaren ska beskriva: antal konsultdagar timpris totalt pris föreslagen arbetsinsats och metod per delmoment Tidplan Uppstart: oktober 2026 Analysfas: oktober–november 2026 Slutrapport och presentation: december 2026 Samtliga leveranser ska vara godkända och fakturerade senast 2026-12-31 Krav på leverans Nulägesanalys Beskrivning av identifierade utmaningar och förbättringsområden. Prioriterat utvecklingsprogram Konkreta aktiviteter indelade i: kort sikt (0-6 månader) medellång sikt (6-18 månader) Presentation Presentation för miljöavdelningens ledning och förvaltningsledning. Roll Förmedlaren ska tillhandahålla en verksamhetsutvecklare/processutvecklare med fokus på digitala arbetssätt Förväntat resultat Nulägesanalys av hälsoskyddsverksamheten Identifiera och beskriva verksamhetens viktigaste utmaningar, förbättringsområden och utvecklingsbehov kopplat till resursanvändning, processer, kvalitet, rättssäkerhet och digitalisering. Prioriterat utvecklingsprogram med konkreta åtgärder Ta fram rekommendationer och en handlingsplan med prioriterade aktiviteter som visar vad verksamheten bör genomföra på kort sikt (0–6 månader) och medellång sikt (6–18 månader) för att öka effektivitet, kvalitet och nytta. Förslag för effektivisering, kvalitetssäkring och AI-stöd Leverera konkreta rekommendationer kring resursprioritering, processutveckling, automatisering, kvalitetssäkring samt användning av