Projektadministratör

Till vår kund Polismyndigheten söker vi en konsult till uppdraget nedan: Uppdragsbeskrivning: Vi söker en projektadministratör på heltid som avlastar programledaren och närmast berörda projektledare. Uppdraget är att skapa struktur, hålla information aktuell och följa upp administrativa aktiviteter. Det frigör tid för ledning, verksamhetsfrågor och tekniskt genomförande. Arbetsuppgifter: -Samordning av expertgrupper Planera möten, samordna deltagare och skicka kallelser. Samla in underlag och förbereda dagordningar tillsammans med ansvarig ledare. Dokumentera möten, beslut och aktiviteter samt följa upp ansvariga och tidsfrister. Hålla deltagarlistor och kontaktuppgifter aktuella. -Dokumentation och informationshantering Samla in och sammanställa information från projektledare, expertgrupper och andra berörda. Dokumentera och uppdatera information i interna system enligt gällande arbetssätt. Säkerställa tydlig struktur, versionshantering och spårbarhet så att rätt underlag är lätt att hitta. -Intern kommunikation Ta fram och publicera nyheter, lägesuppdateringar och mötessammanfattningar i interna informationskanaler. Anpassa innehållet till målgruppen och inhämta godkännande från ansvarig före publicering. Fånga upp informationsbehov och påminna om underlag som saknas. -Administrativt stöd till program- och projektledning Sammanställa statusunderlag, presentationer och rapporter utifrån information från ansvariga. Underhålla aktivitetslistor, möteskalendrar och administrativa planer. Stödja introduktion av nya deltagare och samordna praktiska förberedelser inför workshoppar och andra gemensamma aktiviteter. Kompetensprofil: Vi söker en strukturerad, driven och serviceinriktad person som trivs med många kontaktytor och följer upp uppgifter till avslut. Personen uttrycker sig tydligt på svenska, sammanfattar information korrekt och har god vana av digitala samarbetsytor, dokumenthantering och administrativa system. Erfarenhet av projektadministration eller motsvarande samordnande arbete är meriterande. Teknisk specialistkompetens krävs inte. Tyngdpunkten ligger på organisationsförmåga, initiativkraft, noggrannhet och vilja att lära. Introduktion och löpande vägledning ges av program- och projektledningen. Uppdraget kräver gott omdöme och förmåga att hantera information enligt verksamhetens krav på sekretess och informationssäkerhet. Kvalificeringskrav (Skallkrav): • Konsulten ska ha god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska. • Konsulten ska minst ha minst 1 års dokumenterad erfarenhet av arbete som projketadministatör, projektkoordinator eller likvärdig roll de senaste 3 åren. • Konsulten ska ha praktisk erfarenhet av god dator- och systemvana, Office-paketet, framför allt Outlook, Word och Excel. Meriterande kompetens (Börkrav): • Konsulten bör ha erfarenhet av att ha arbetat inom säkerhetsklassad verksamhet. • Konsulten bör ha erfarenhet av arbete inom rättsväsendet. • Konsulten bör ha erfarenhet av arbete inom den offentliga sektorn. Startdatum: 04.01.2027 eller snarast möjligt efter godkänd registerkontroll Slutdatum: 03.01.2028 Option för förlängning: 31.01.2029 Polismyndigheten kan nyttja hela eller delar av optionsperioden. Vänligen ansök direkt via vårt system med: Ditt uppdaterade CV- och kompetensmatris. Observera att dessa ska vara på svenska. Timpris (inkl. omkostnader) Information om när du är tillgänglig för att påbörja uppdraget I motiveringen beskriv varför just du är lämplig för detta uppdrag - hänvisa till tidigare konsultuppdrag, anställningar, utbildningar och personliga egenskaper. Samtliga bilagor ska vara på svenska Ekonomisk bakgrundskontroll av företaget via UC Notera att ansökan behöver vara kopplad till ett bolagskonto i Verama för att anbudet ska acceptera. OBS! Vänligen säkerställ att anbudet är komplett med alla efterfrågade bilagor vid anbudsinlämning. Inga bilagor tas emot i efterhand via mail. Behöver ni göra en komplettering får ni skicka in ett nytt anbud i Verama innan ansökningstiden har löpt ut. Säkerhetsprocess: Polismyndigheten ställer höga krav på konsults säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning med registerkontroll samt tecknande av säkerhetsskyddsavtal enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan komma att genomföras av konsult respektive konsults arbetsgivare innan Uppdragsavtalet kan göras gällande. Säkerhetsprövning bekostas av underleverantören. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap. Ekonomisk kontroll: För att säkerställa stabilitet ska leverantören inlämna en ekonomisk bakgrundskontroll via UC där bolagets riskklass framgår. Om en underleverantör (UL) anlitas ska en separat kontroll bifogas även för denne. Samtliga intyg som skickas in för verifiering får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Utvärdering av anbud: (Ework gör urvalet) Ework gör ett första urval och presenterar anbud vidare till kunden för slutlig utvärdering. Intervju: Konsult/Leverantör kan vid behov bli kallad till intervju för fastställande av kvalificeringskrav. Frågor: Har ni frågor gällande uppdraget, vänligen kontakta uppdragsansvarig. Vi uppskattar att eventuella frågor kommuniceras via mail då dessa ofta behöver tas vidare för avstämning med beställaren. Avtalsvillkor: Villkor för uppdraget kommer att vara grundade på Eworks ramavtal med kund. Ta del villkoren i bilaga ” Polismyndighetens leverantörsavtal”, se ”Documents/Links". Sista ansökningsdag: Samtliga ansökningar kommer få återkoppling efter att annonsen har stängt.