Projektledare Mottagarorganisation

Till vår kund söker vi en Projektledare Mottagarorganisation ROLLNIVÅ Senior och trygg projektledare som är van att leda komplexa organisations- och verksamhetsförändringar i stora organisationer. Kan arbeta i miljöer där mandat, ägarskap och organisatoriska gränssnitt behöver tydliggöras samtidigt som verksamheten pågår och viktiga leveranser ska tas emot. Rollens syfte Kunden i Sverige driver programmet Ny Gemensam Butikslösning, NGB, som innebär en omfattande förändring av systemstöd, processer och arbetssätt för butiksdrift och butiksekonomi. Programmet ansvarar för utveckling och utrullning, medan det långsiktiga ansvaret för teknisk och verksamhetsmässig förvaltning behöver övergå till en etablerad mottagande organisation. En förstudie och kartläggning pågår som ska ge en samlad bild av NGB:s leveranser, berörda system och processer, befintliga förvaltningsstrukturer och processägarskap. Kartläggningen ska även identifiera organisatoriska gap, otydligt ägarskap och kritiska åtgärder inför övergången från program till linjeorganisation. Vi söker en senior projektledare som tar emot resultatet från förstudien och driver vidare arbetet och omsätter det till ett strukturerat genomförande. Rollen ansvarar för att prioritera och driva stängningen av identifierade organisatoriska gap samt säkerställa att verksamheten och DigIT får rätt förutsättningar att ta emot, förvalta och vidareutveckla NGB:s leveranser enligt kundens riktlinjer. Uppdraget omfattar att etablera en genomförandeplan, tydliggöra ansvar, mandat och beroenden samt koordinera arbetet mellan programmet, verksamheten, DigIT och andra berörda funktioner. Rollen ska säkerställa att beslutade åtgärder får tydliga ägare, tidplaner och former för uppföljning. Som projektledare leder du tvärfunktionella arbetsgrupper, förbereder beslutsunderlag och följer upp att kritiska gap stängs i rätt ordning. Rollen kräver förmåga att skapa struktur och framdrift i en komplex organisation där ansvar och organisatoriska gränssnitt ännu inte är fullt etablerade. Huvudsakligt ansvar: • Övertagande och kvalitetssäkring Ta emot och kvalitetssäkra kartläggningen, gap-analysen och rekommendationerna samt omsätta resultatet till ett genomförbart uppdrag. • Genomförandeplan och prioritering Ta fram och förankra en implementeringsplan med prioriterade aktiviteter, milstolpar, ansvariga, resursbehov och beroenden. Säkerställa att verksamhetskritiska gap stängs i rätt ordning. • Anpassning av befintliga förvaltningsprocesser Utgå från etablerade förvaltningsprocesser och arbetssätt samt bedöma vilka justeringar eller kompletteringar som krävs utifrån identifierade gap och observationer. Koordinera genomförandet och säkerställa att ändringarna förankras hos berörda process- och tjänsteägare. • Ansvar, mandat och ägarskap Driva arbetet med att tydliggöra och etablera ansvar för teknisk och verksamhetsmässig förvaltning, processägarskap, kravställning, support, incidenthantering och vidareutveckling. • Roller- och kompetensbehov Identifiera vilka roller och kompetenser som krävs för genomförandet och för den långsiktiga mottagande organisationen. Ta fram beslutsunderlag för bemanning och resursförstärkning inklusive rollbeskrivningar, medan formella bemannings- och rekryteringsbeslut ligger hos ansvariga linjechefer. • Samverkan och styrning Etablera fungerande samverkansformer, beslutsforum och eskaleringsvägar mellan verksamheten, DigIT, Application Management, servicedesk, NGB programmet och externa leverantörer. • Förvaltnings- och tjänsteetablering Koordinera etableringen av nödvändiga förvaltningsstrukturer och serviceupplägg samt säkerställa att berörda tjänster, system och processer har tydliga mottagare och ägare. • Överlämning och readiness Planera och följa upp överlämningen från program och projekt till mottagande organisation. Säkerställa att överlämningskriterier, kompetens, resurser, arbetssätt och dokumentation finns på plats innan ägarskapet övergår. • Projektledning, riskhantering och rapportering Leda tvärfunktionella arbetsgrupper, hantera risker och beroenden samt rapportera framdrift, resursbehov och beslutspunkter till uppdragsgivare, programledning och relevanta beslutsforum. • Förankring och uppföljning Skapa samsyn hos berörda chefer, processägare och andra nyckelintressenter samt följa upp att beslutade åtgärder genomförs, ger avsedd effekt och har ett tydligt långsiktigt ägarskap Mandat och samverkan • Ingår i programmets programledning och rapporterar till programledaren, programmets initiativägare och referensgrupp för mottagarorganisation Kravprofil Erfarenhet Erfarenhet av projektledning inom verksamhetsutveckling, IT, transformation och organisationsförändring. Dokumenterad erfarenhet av att etablera mottagande organisationer, förvaltningsorganisationer eller motsvarande strukturer i stora och komplexa organisationer. Erfarenhet av att omsätta resultat från förstudier och kartläggningar till beslut, genomförandeplaner och implementering. Erfarenhet av att driva tvärfunktionella förändringsinitiativ, hantera beroenden och stänga organisatoriska och verksamhetsmässiga gap. Erfarenhet av att arbeta enligt ITIL eller andra etablerade ramverk för IT Service Management. Meriterande att ha erfarenhet från retail Självständighet Ett proaktivt, resultatinriktat och lösningsorienterat arbetssätt Metod, analys och uppföljning Förmåga att skapa struktur, framdrift och samsyn i miljöer där ansvar, mandat och organisatoriska gränssnitt behöver tydliggöras och omsätta detta till fungerande organisation, governance och arbetssätt. Kommunikation och facilitering Mycket god svenska och god engelska i tal och skrift. Verksamhetsförståelse God förståelse för samspelet mellan verksamhet, IT, förvaltning, servicedesk, Application Management och externa leverantörer. Förmåga att väga organisatoriska och tekniska behov mot verksamhetsnytta, kostnad, resursbehov och långsiktig hållbarhet. Startdatum : ASAP Slutdatum : 2027-06-30 Omfattning : 100% O