Prosjektledelse Sakdok

Bakgrunn for Oppdraget: NND har behov for prosjektledelse av prosjekt SakDok. Prosjektet skal anskaffe og implementere ny sak- og dokumenthåndteringsløsning som understøtter saksbehandling, dokumentforvaltning, journalføring, arkivering, innsyn, møteprosesser, dokumentkontroll og migrering av historiske data. Prosjektet avslutter i disse dager anskaffelsen av selve løsningen. Oppdraget omfatter prosjektledelse av implementerings- og innføringsfasen. Oppdraget gjennomføres iht. NNDs prosjektmodell basert på Prosjektveiviseren. Sted: Oppdraget skal utføres i Kunden sine lokaler i Halden eller Kjeller. Prosjektdeltakere for dette prosjektet arbeider ved Haldenkontoret. Språk: Arbeidsspråk er norsk / skandinavisk. Vi stiller derfor krav om beherskelse av norsk/skandinavisk.. Metode: Prosjektet følger Kundens prosjektmetodikk. Figuren viser Kundens prosjektmodell. Prosjektmodellen er basert på Digitaliseringsdirektoratets modell «Prosjektveiviseren». Prosjekt Fase1 (Idé/behov) [BP1] -> Fase2 (Prosjekt-oppstart) [BP2] -> Fase3 (Konsept) [BP3] -> Fase4 [BP4] (Planlegging) [BP5] -> Fase5 (Gjennomføring) [BP6] -> Fase6 (Overlevere og evaluere) [BP7] -> (Identifisering) -> (Vurdering av effekt/gevinstrealisering) [Figur 1 NND prosjektmodell ] Konsulentens ansvar og kompetanse Oppdraget går ut på å lede prosjektet i de neste fasene og ha ansvar for dets leveranser. Oppdraget inkluderer ansvar for budsjettering, ressursallokering og månedlig oppfølging av prosjektøkonomi og framdrift. Prosjektleder vil rapportere til programstyret for Digitaliseringsprogrammet i NND. Krav til kompetanse og erfaring for å utføre Oppdraget: 1. Dokumentert prosjektlederkompetanse i form av formell utdannelse eller sertifiseringer. 2. Evnen til å håndtere mange forskjellige interessenter og selvstendig sikre fremdrift i en kompleks organisasjon 3. Erfaring med Lov om offentlige anskaffelser og produksjon av konkurransegrunnlag og kontraktsforslag iht. mal for statens standardavtaler. 4. Erfaring med anskaffelse og implementering av IT-systemer for forvaltning av informasjon som er gradert iht. Sikkerhetsloven. 5. Erfaring med leveranser som er gradert iht. Sikkerhetsloven. 6. Erfaring med vellykket implementering av IT-systemer i organisasjoner med over 300 ansatte. 7. Erfaring med dokumentasjon og saksbehandlingssystemer. 8. Kjennskap til og erfaring med arkivplan er en stor fordel. 9. Evne til å engasjere, strukturere og drive opplæring og endringsledelse. 10. Gode kommunikasjonsevner og erfaring med tverrfaglig samarbeid. 11. Gode evner til samarbeid i team 12. Inneha sikkerhetsklarering på nivå Konfidensielt Evaluering: Tilbudte kandidater evalueres på bakgrunn av dokumentert utdanning, erfaring og kompetanse slik dette fremgår av CV og oppdragsforståelse. NND forbeholder seg retten til å gjennomføre intervju dersom dette anses nødvendig for å verifisere oppdragsforståelse, erfaring og kompetanse relevant for oppdraget. Informasjonssikkerhet Egenerklæring skal fylles ut og signeres av leverandøren og dennes underleverandører (for tilbudt personell) før kontraktsignering. Deltagelse i prosjektet medfører tilgang til informasjon med gradering BEGRENSET eller høyere, derfor skal det inngås sikkerhetsavtale med den virksomheten og virksomhetens underleverandører hvor Konsulenten som skal gjennomføre oppdraget er ansatt i. Avtalen er basert på NSMs standard sikkerhetsavtale. Se vedlagt utkast til Sikkerhetsavtale. Sikkerhetsavtalen signeres utenom kontrakten. For prosjekter som medfører tilgang til informasjon med nivå KONFIDENSIELT eller høyere krever det sikkerhetsklarering. Dette oppdraget medfører tilgang til informasjon med gradering: KONFIDENSIELT. Alt personell på Kundens oppdrag skal signere en taushetserklæring. Denne taushetserklæringen skal gjelde uavhengig av Oppdragets varighet. Fremdriftsplan og leveringsdag Oppstart Oppdraget skal påbegynnes snarest mulig, senest 01.09.2026. Tidsramme for Oppdraget Omfanget for Oppdraget er estimert til 1 FTE (100 % stilling) Oppdraget løper til utgangen av fase B, 30.06.2028 (se milepælsplan). NND forbeholder seg muligheten å utvide dette avropet, som opsjon for fase K (01.07.28-30.06.29). Beslutning om dette vil foretas innen 01.04.28 Delleveranser Følgende delleveranser skal leveres: Ugradert plattform: Fase 4: 1. Beslutningsdokument iht. Kundens mal med anbefaling om å signere vedlagt kontraktsforslag om kjøp av Sakdok-system. 2. Kontraktsforslag klart for signering. 3. Øvrige prosjektdokumenter iht. Kundens prosjektmetodikk. Fase 5: 4. Beslutningsdokument iht. Kundens mal med anbefaling om å godkjenne vedlagt leveransebekreftelsen for Sakdok-systemet. 5. Leveransebekreftelse og medfølgende systemdokumentasjon fra systemleverandør. 6. Øvrige prosjektdokumenter iht. Kundens prosjektmetodikk. Fase 6: 7. Sluttrapport for prosjektet iht. Kundens mal. Begrenset plattform Fase 5: 8. Beslutningsdokument iht. Kundens mal med anbefaling om å godkjenne vedlagt leveransebekreftelse for Sakdok-systemet. 9. Leveransebekreftelse og medfølgende systemdokumentasjon fra systemleverandør. 10. Øvrige prosjektdokumenter iht. Kundens prosjektmetodikk. Fase 6: 11. Sluttrapport for prosjektet iht. Kundens mal Konfidensiell plattform Fase 5: 12. Beslutningsdokument iht. Kundens mal med anbefaling om å godkjenne vedlagt leveransebekreftelse for Sakdok-systemet. 13. Leveransebekreftelse og medfølgende systemdokumentasjon fra systemleverandør. 14. Øvrige prosjektdokumenter iht. Kundens prosjektmetodikk. Fase 6: 15. Sluttrapport for prosjektet iht. Kundens mal Godkjenning av leveranser Leveranser i hver fase godkjennes av programleder i forkant av hver faseovergang iht. Kundens prosjektmetodikk. Kundens fremdriftsplan Faser Tidsestimat, fra-til F3 Konsept 03.2026 - 08.2026 F4 Planlegging (anskaffelse) 09.2026 - 10.2026 F5 Gjennomføring (implementering) 10.2026 - 08.2027 F6 Overlevering og evaluering 08.2027 - 09.2027 B (F5, F6) Gjennomføring og Overlevering 09.2027 – 06.2028