Rapportadministratör / dokumentadministratör

FOI-PERS-2026-795 Vill du arbeta med administration av forskningsrapporter och spela en viktig roll för att sprida vår forskning inom försvar och säkerhet? Är du en erfaren Office-användare som vill bidra till att utveckla våra Office-mallar och bygga upp rutiner för förvaltning och uppdatering? Då kan FOI vara din nya arbetsplats! Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete. Om tjänsten Varje år producerar FOI:s experter flera hundra vetenskapliga rapporter. Som rapportadministratör har du en viktig roll i processen då dessa forskningsrapporter registreras, granskas, distribueras och publiceras. I tjänsten ingår också utveckling av myndighetens Office-mallar. Arbetet innebär bland annat: Registrering i vårt rapportsystem, kontroll av formalia och distribution. Användarsupport i vårt digitala rapportgranskningssystem. Som superanvändare av systemet har du en viktig uppgift i att coacha andra och svara på frågor. Rådgivning och sökning efter rapporter på uppdrag av FOI:s medarbetare och uppdragsgivare. Informationshantering, ofta i nära samarbete med FOI:s registratur. Publicering av rapporter och information om rapportadministrationen på vårt intranät. Arbete med FOI:s olika dokumentmallar, framför allt i Word men även andra program. Inom FOI använder vi dokument- och ärendehanteringssystemet Platina för registrering av såväl ärenden som rapporter. Vi använder också ett digitalt rapportgranskningssystem, och du kommer att ha en betydelsefull roll som superanvändare och systemsupport. En viktig del av tjänsten är att utveckla och förvalta FOI:s olika typer av mallar. Det handlar till stor del om att vara en länk mellan verksamheten, som har behov av professionella och moderna Office-mallar, upphandlade konsulter och IT-enheten. Du ska även självständigt kunna utveckla, underhålla och anpassa mallar. Om enheten Du kommer att ingå i Sektionen för publikationer och rapporterar till sektionschefen. Inom sektionen finns funktioner för rapportadministration, bibliotek, tryckeri samt grafisk design och produktion. Sektionen tillhör Kommunikationsenheten, som är en del av avdelningen Forskningsstöd. På Kommunikationsenheten finns också funktioner för presstjänst, digitala kanaler och kommunikationsrådgivning. I dag är vi två rapportadministratörer, och vi utökar nu med en tjänst. Sektionen har för närvarande tio medarbetare, men hela FOI växer snabbt och med det även behoven av våra tjänster. Läs mer om vad vi gör här: Forskningsstöd. Har du den kompetensprofil vi behöver? Krav Gymnasieexamen eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt. Minst ett års aktuell erfarenhet av arbete med administrativa arbetsuppgifter likt de ovan beskrivna. Minst ett års aktuell erfarenhet inom informationshantering och arbete i komplexa dokument- och ärendehanteringssystem (liknande Platina). Mycket goda och aktuella kunskaper i Microsoft Office-paketet. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska. Du är ansvarsfull, noggrann och strukturerad och har förmåga att hålla ordning även när arbetet kräver uthållighet. Du känner ansvar för dina egna arbetsuppgifter liksom för den större helheten. Rollen innebär nära samarbete med andra så vi söker en person som trivs med att jobba tillsammans och bidrar till ett gott arbetsklimat. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Meriterande Påbyggnadsutbildning inom ett relevant administrativt område. Fördjupad utbildning och/eller dokumenterad erfarenhet av avancerat arbete i Microsoft Office. Erfarenhet av arbete i Platina. Kunskaper i hantering av sekretessbelagda handlingar, inklusive försvarssekretess. Kunskaper i LaTeX. Kunskaper i webbpublicering. Kunskaper i Adobe-programmen Acrobat och Indesign. Erfarenhet av att arbeta med digital tillgänglighet. Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet. Vad erbjuder vi dig? Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga. Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning. Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld? Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 9:e september! För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Helena Reistad. Fackliga företrädare är David Sundell (Saco-S) och Jonas Svefors (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00. Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten. FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen. Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.