Regionutvecklare med inriktning ärendesamordning och informationshantering

Koncernkontoret, Koncernstab säkerhet och civil beredskap Vill du vara med och bidra till att skapa Sveriges bästa hälso- och sjukvård och ett hållbart samhälle med tillväxt i hela Västra Götaland? Västra Götalandsregionen är Sveriges största offentliga arbetsgivare med ambitionen att bli Sveriges bästa offentliga arbetsgivare. Hos oss får du chansen att utföra ett meningsfullt arbete för samhället och bidra till Västra Götalandsregionens vision ”Det goda livet”. På koncernkontoret arbetar vi dagligen med att göra skillnad för patienter, medarbetare, besökare och invånare. Nu söker vi en regionutvecklare till direktörsenheten inom koncernstab säkerhet och civil beredskap. Du får ett sammanhållande och verksamhetsnära uppdrag inom ärendesamordning, dokumenthantering, gemensamma informationsytor och redaktionellt arbete. Rollen är ett nära stöd till direktören och stabens ledning och bidrar till att ärenden, dokument och regionövergripande information hanteras med struktur, kvalitet och framförhållning. Ditt uppdrag Koncernstab säkerhet och civil beredskap ansvarar för att leda, utveckla och samordna Västra Götalandsregionens arbete med att utveckla och vidmakthålla förmåga inom säkerhet och civil beredskap över hela hotskalan. Arbetet bedrivs genom ett gemensamt värdeflöde där behov, risker, krav och erfarenheter omsätts till utvecklad, använd och vidmakthållen förmåga. Som regionutvecklare med inriktning ärendesamordning och informationshantering stödjer du direktören och koncernstabens ledning genom att hålla samman det praktiska ärendeflödet. Du bevakar stabens funktionsbrevlådor och andra gemensamma ingångar, registrerar och sorterar inkommande frågor, identifierar vad som behöver hanteras och ser till att ärenden förs vidare till rätt funktion, handläggare eller beslutsnivå. Du följer ärenden genom processen och skapar överblick över status, tidsfrister, beroenden och nästa steg. Du planerar och samordnar föredragningar för direktören och andra ledningsforum. Det innebär bland annat att kalla rätt föredragande, säkerställa att underlag finns tillgängliga i rätt tid, samordna kompletteringar och bidra till att beslut och fortsatta uppdrag dokumenteras och kan följas upp. Du kan självständigt ha dialog med handläggare och berörda funktioner för att klarlägga ett ärende och lämna ett välgrundat förslag till direktören, exempelvis om vilken funktion eller företrädare som bör delta i en konferens, ett nätverk eller en annan aktivitet. Du deltar i koncernkontorets forum för ärendesamordning. Där representerar du koncernstab säkerhet och civil beredskap, förmedlar direktörens och stabens behov och bidrar aktivt till att utveckla den gemensamma ärendeprocessen, arbetssätt och stöd. Du omsätter gemensamma beslut och förändringar i ärendeprocessen till fungerande rutiner inom staben och bidrar till att medarbetare och chefer får ett tydligt och användbart stöd. Du ansvarar för att skapa och vidmakthålla ordning och reda i stabens gemensamma dokumentytor. Du utvecklar och förvaltar gemensamma strukturer, namnsättning, behörighetsnära rutiner, mallar och arbetssätt för dokumenthantering och stödjer medarbetare och chefer i att använda dem. Arbetet sker i enlighet med VGR:s krav på informationshantering, offentlighet och sekretess, arkivering och informationssäkerhet och i samverkan med registratur, arkivfunktion, informationssäkerhet och andra stödfunktioner. Du övertar inte dessa funktioners formella ansvar. Du är även redaktör för innehåll som koncernstaben kommunicerar regionövergripande i beslutade kanaler och gemensamma informationsytor. Du samordnar, bearbetar, kvalitetssäkrar, och vidmakthåller innehåll utifrån beslutade budskap och ansvarar för att informationen är korrekt, aktuell, tillgänglig och lätt att hitta. Du arbetar nära kommunikationsfunktionen, som ansvarar för kommunikationsstrategi, budskap och kommunikationsplanering, och nära stabens sakkunniga, som ansvarar för innehållets sakliga riktighet. Rollen innebär att du återkommande företräder direktören och koncernstaben i interna och externa samordningssammanhang där du representerar stabens ledning och företrädesvis ett arbetsgivarperspektiv. Inom ett tydligt uppdrag ska du kunna ersätta direktören eller annan representant för staben i relevanta nätverk, arbetsgrupper och beredande forum. Du behöver därför kunna agera med hög integritet, professionellt omdöme och ett tydligt VGR-perspektiv. Befattningen innebär inte i sig ett eget chefs- eller beslutsmandat; ställningstaganden och åtaganden görs inom givna uppdrag, mandat och delegationer. I uppdraget ingår verksamhetsutveckling, samordning, förändringsarbete och införande av gemensamma arbetssätt inom det område du verkar. Du bidrar till att förbättra ärendeflöden, dokumenthantering, informationsytor och redaktionella processer och följer upp att förändringarna fungerar i praktiken. Tjänstens placering Tjänsten är placerad på direktörsenheten inom koncernstab säkerhet och civil beredskap och arbetar på uppdrag av direktören. Den funktionella tyngdpunkten ligger i Ledning. Arbetet bedrivs i nära samverkan med ledningsstrateg, avdelningschefer, handläggare och övriga funktioner inom koncernstaben samt med koncernkontorets ärendesamordnare, registratur, arkiv, kommunikation och andra stödfunktioner. Vad kan vi erbjuda dig? Du kommer in i ett skede där Västra Götalandsregionen förstärker och utvecklar sin samlade förmåga inom säkerhet och civil beredskap. Ansvar och kompetenser samlas i en koncernstab som i ett sammanhållet värdeflöde ska möjliggöra att VGR går från identifierade behov till utvecklad, använd och vidmakthållen förmåga. Som regionutvecklare får du en central roll i att skapa fungerande sammanhang mellan direktörens ledning, stabens specialistfunktioner och koncernkontorets gemensamma processer. Du får arbeta nära ledningen och samtidigt utveckla praktiska strukturer och arbetssätt som gör att ärenden, dokument och information kan hanteras säkert, effektivt och enh