Secretarieel medewerker FLEX | Laboratorium Medische Immunologie

Functie Ben jij organisatorisch sterk, houd je van afwisseling en vind je het leuk om collega's te ondersteunen zodat alles soepel verloopt? Zoek je een veelzijdige functie waarin je werkervaring kunt opdoen binnen een toonaangevende zorg- en onderzoeksorganisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor de afdeling Laboratoriumgeneeskunde van het Radboudumc zoeken wij een enthousiaste Secretarieel Medewerker FLEX . Je zorgt ervoor dat dagelijkse processen soepel verlopen, collega’s ontlast worden en informatie goed georganiseerd blijft. Je werkt samen met collega’s van de afdeling en draagt bij aan een goed georganiseerde werkomgeving. Beschikbaarheid Periode: vanaf oktober 2026 tot en met maart 2027. Werkdagen: in overleg, bij voorkeur verdeeld over 4 à 5 dagen per week (doordeweeks). Werktijden: bij voorkeur van 09.00 - 13.00 uur (bespreekbaar). Als Secretarieel Medewerker FLEX ben jij een belangrijke spil binnen het laboratorium. Je ondersteunt de leiding en staf op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied en zorgt ervoor dat dagelijkse processen soepel verlopen. Collega’s kunnen op jou rekenen als aanspreekpunt, organisator en ondersteuner. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en denkt een stap vooruit. Daarbij schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden, van agendabeheer en vergaderondersteuning tot het signaleren van verbeterpunten en het ondersteunen van projecten. Je voert niet alleen uit, maar denkt actief mee en draagt bij aan een goed georganiseerde en professionele werkomgeving. In de eerste maanden ligt de nadruk op secretariële werkzaamheden. Gaandeweg krijg je ook de kans om mee te denken over projecten en bedrijfsvoering, waardoor je een brede inkijk krijgt in de organisatie. Taken en verantwoordelijkheden Secretariële ondersteuning Beheren van agenda's en maken van afspraken, waarbij je anticipeert op de inhoud en samenhang van afspraken. Behandelen van telefoon-, e-mail- en postverkeer. Ontvangen en begeleiden van bezoekers. Uitvoeren van HR gerelateerde werkzaamheden (onboarding/offboarding/ziekmeldingen e.d.) Vergaderondersteuning Organiseren en voorbereiden van vergaderingen (ruimte reserveren, catering regelen, stukken verzamelen en verzenden). Notuleren en opstellen van verslagen of actielijsten in Teams. Bewaken van de voortgang van actiepunten en waar mogelijk zelf opvolging geven. Organisatorische (bedrijfs)ondersteuning Bewaken van procedures, planningen en afspraken. Ondersteuning van financiële processen en meedenken over de inrichting ervan. Voorbereiden en verzorgen van contracten en offertes. Meewerken aan interne communicatie, zoals nieuwsbrieven en intranetberichten. Projectondersteuning Deelnemen aan en/of voorbereiden van projecten binnen de afdeling. Signaleren van knelpunten, prioriteiten stellen en vooruitdenken om de leiding van het laboratorium en het bedrijfsbureau te ontzorgen. Werkplek Je komt terecht bij het Laboratorium Medische Immunologie (LMI) , onderdeel van de afdeling Laboratoriumgeneeskunde van het Radboudumc. Samen met ruim 50 collega's werk je mee aan hoogwaardige patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Het secretariaat Je maakt deel uit van het secretariaat binnen het bedrijfsbureau en werkt nauw samen met andere managementassistenten, secretaresses, bedrijfsvoerders en afdelingshoofden van drie verschillende laboratoria. Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met veel verschillende collega's binnen de organisatie. Naast een eigen aandachtsgebied heb je een aantal gezamenlijke taken binnen het secretariaat Laboratoriumgeneeskunde. Extra bijzonder: het laboratorium staat voor een verhuizing. Daardoor krijg je de kans om van dichtbij mee te maken hoe zo'n organisatorische verandering verloopt en zul je in de eerste periode afwisselend op het centrale secretariaat en bij LMI aanwezig zijn. Profiel Als secretarieel medewerker FLEX binnen het laboratorium medische immunologie werk je in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op met collega's. Daarnaast ben je communicatief sterk, nauwkeurig en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Wat breng je mee? Je beschikt over mbo+ of hbo werk- en denkniveau. Je bent organisatorisch sterk en werkt gestructureerd en zorgvuldig. Je kunt zelfstandig werken en schakelt gemakkelijk tussen operationele details en strategische vraagstukken. Je kunt goed plannen en behoudt overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijkertijd spelen. Je bent proactief, je denkt mee en je ziet werk liggen. Je communiceert gemakkelijk en met verschillende collega's en externe contacten en je hebt oog voor verhoudingen en belangen. Je werkt nauwkeurig en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie. Je bent handig met Microsoft Office en Teams. Bij voorkeur minimaal 1 jaar ervaring in een administratieve, secretariële of ondersteunende functie. Goed om te weten De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op 25 september in de ochtend. Het is fijn als je hier alvast rekening mee houdt. Bij deze opdracht treed je in dienst bij het FLEXbureau, onderdeel van het Radboudumc. Je krijgt doorgaans bij ons een nul-urencontract. Je hebt recht op een compensatietoeslag van 12% ter verrekening van het recht op vakantie, feest- en verlofdagen. Deze toeslagen komen boven op je bruto uurloon en worden maandelijks aan je uitgekeerd. Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.