Senior verksamhetsinformationsarkitekt

Uppdragsbeskrivning Konsulten behöver vara tillgänglig för intervjuer fredag 23/10. Vi söker en senior verksamhetsinformationsarkitekt med dokumenterad erfarenhet av tenant-wide informationsarkitektur och omstrukturering i Microsoft 365. Bakgrunden är bildandet av en ny myndighet genom sammanslagning av två organisationer. Nuvarande informationsstruktur, samarbetsytor och dokumenthantering har vuxit fram över tid och innehåller ett flertal speciallösningar, avvikelser och lokala arbetssätt. Syftet med uppdraget är att analysera nuvarande informationslandskap och ta fram en framtida, långsiktigt hållbar informationsarkitektur för Microsoft 365 som stödjer myndighetens nya organisation, arbetssätt och framtida förändringar. Arkitekturen ska vara enkel att förstå, lätt att förvalta och möjliggöra effektiv informationshantering, samarbete och sökbarhet över hela myndigheten. Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att leda eller vara huvudansvarig för framtagande av informationsarkitektur i samband med större organisationsförändringar, sammanslagningar eller omstruktureringar i komplexa Microsoft 365-miljöer. Mål för uppdraget Konsulten ska ta fram en målarkitektur och genomförandeplan för informationsstrukturen inom myndighetens digitala arbetsplats. Lösningen ska: · stödja myndighetens nya organisationsstruktur · vara skalbar vid framtida organisationsförändringar · minska behovet av speciallösningar · skapa tydliga principer för informationsägarskap och behörigheter · förbättra sökbarhet och hittbarhet · stödja både samarbete och informationspublicering Uppdragets omfattning Nulägesanalys · Kartläggning av befintlig informationsstruktur i Microsoft 365. · Analys av befintliga Team, SharePoint-webbplatser, hubbar, dokumentbibliotek och kanaler. · Analys av privata kanaler, behörighetslösningar och andra specialupplägg. · Kartläggning av angränsande informationsmiljöer såsom filservrar och gemensamma lagringsytor. · Identifiering av brister, risker och förbättringsområden. Målarkitektur Ta fram förslag till: · Hubb-, Teams-, Site-/SharePointstruktur · Principer för dokumentbibliotek, privata kanaler · Behörighetsmodell, metadata och taxonomi · Struktur för öppna respektive begränsade samarbetsplatser · Struktur för avdelningar, divisioner och myndighetsgemensamma funktioner · Principer för informationsägarskap, förvaltning, sökbarhet och navigering Governance och riktlinjer Ta fram rekommendationer för: · När Team får skapas, när SharePoint-siter ska användas, när privata kanaler får användas · Namnstandarder · Livscykelhantering, behörighetsstyrning, Informationsklassning och lagring, förvaltningsmodell och ansvarsfördelning Migrerings- och genomförandeplan · Identifiera vad som ska flyttas från nuvarande struktur. · Rekommendera framtida måldestinationer. · Prioritera migreringsordning. · Ta fram genomförandeplan inklusive etapper, risker och beroenden. Leverabler Konsulten ska minst leverera: 1. Nulägesanalys 2. Gap-analys mellan nuläge och målbild 3. Övergripande informationsarkitektur 4. M365-strukturkarta (hubbar, siter, Team och kanaler) 5. Governancemodell och riktlinjer 6. Rekommendationer för informationshantering 7. Migreringsstrategi 8. Genomförandeplan och roadmap 9. Presentation av resultat för beställare Konsulten ska löpande samverka med: · Microsoft 365-förvaltningen · Informationssäkerhetsfunktion · Transformationsprogrammets delområde IT · Arkiv- och registraturfunktion · Verksamhetsrepresentanter från avdelningar och divisioner Obligatoriska krav: Minst 8 års erfarenhet av informationsarkitektur eller motsvarande. Dokumenterad erfarenhet av komplex migrering eller omstrukturering av Microsoft 365, SharePoint Online och Teams. Erfarenhet av verksamhetsnära informationsarkitektur, informationsstruktur och styrning (governance) inom Microsoft 365 för större organisationer Erfarenhet från minst flertal större organisationsförändrings- eller sammanslagningsprojekt. God förmåga att omsätta verksamhetsbehov till praktisk informationsstruktur. Mycket god förmåga att kommunicera på svenska. Meriterande krav: Erfarenhet från statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet. Erfarenhet av informationshantering utifrån offentlighetsprincip, arkivkrav och GDPR. Erfarenhet av intranät i SharePoint Online. Erfarenhet av metadata, taxonomi och Microsoft Term Store. Erfarenhet av förändringsledning och införande. Övrigt: Konsulten behöver vara tillgänglig för en digital intervju fredag 23/10. Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se Arbetsform: Hybrid, 3 dagar on-site/vecka