Site & Event Coordinator operativt stöd och daglig drift

Vi söker en serviceinriktad, självgående och praktiskt lagd koordinator som tar ett samlat operativt ansvar för vardagsdriften i kontorsmiljön och avlastar verksamheten med administrativa och praktiska uppgifter. Bland annat: • Erfarenhet av service, kontorsdrift, reception, facility management, eventstöd eller motsvarande praktisk koordination. • Förmåga att självständigt planera, prioritera och slutföra varierande arbetsuppgifter, även med kort framförhållning. • God organisationsförmåga, noggrannhet och ett lösningsorienterat arbetssätt. • God kommunikativ förmåga på svenska och vana att bemöta medarbetare, hyresgäster, besökare och leverantörer professionellt. • Grundläggande digital vana (e-post, kalender, Office/Teams och enklare administrativa system). • Förmåga att arbeta på plats och hantera praktiska uppgifter i lokalerna. • Bidrar till god stämning och vara social. Meriterande: • Erfarenhet av konferenser, mötesbokning, reseadministration och leverantörskontakter. • Erfarenhet av beställningar, fakturaunderlag och enklare inköpsadministration. • Engelska i tal och skrift för internationella besök och arrangemang. • Erfarenhet av hyresgästservice och nyckel-/passersystem. Information om uppdraget, målsättning, resultat Personen ska säkerställa välfungerande, välkomnande och ordnade arbets- och mötesmiljöer samt avlasta befintliga medarbetare med löpande siteadministration och praktisk eventkoordinering. Uppdraget är på plats i centrala Norrköping. Uppdraget omfattar bland annat: Daglig site- och kontorsdrift • Daglig tillsyn, ordning och reda i gemensamma ytor, mötesrum, kök, showroom och innovationsmiljöer. • Praktiska rutiner som att starta bakgrundsmusik, vattna och vid behov beställa växter/blommor, hålla ordning i kylskåp, hantera disk och kartonger samt fylla på förbrukningsmaterial. • Posthantering, interna leveranser och enklare fakturaskanning. • Kontroll av kaffemaskin, mjölk- och fruktleveranser, fredagsfrukost, fika, catering och enklare inköp. • Enklare felsökning och praktisk hjälp med skrivare, WiFi, batteribyten och annan kontorsutrustning; eskalera tekniska ärenden till rätt leverantör. Lokaler, hyresgäster och leverantörer • Vara första kontaktväg för vardagliga lokal- och servicefrågor från hyresgäster och medarbetare. • Administrera, inventera och sortera passertaggar och nycklar samt praktisk onboarding/offboarding av hyresgäster enligt givna behörighetsrutiner. • Samordna felanmälningar, städning, fönsterputs, fastighetsärenden och kontakter med Fastpartner och andra berörda leverantörer. • Följa upp städkvalitet, leveranser och serviceärenden samt informera berörda hyresgäster och medarbetare. • Ta fram och hålla aktuella checklistor för daglig drift, helger och sommarbemanning, inklusive post, larm, nycklar och leveranser. Event och administrativ koordinering • Praktiskt stöd vid interna och externa möten, studiebesök, studentaktiviteter, mässor och event. • Boka lokaler, samordna möblering, teknik, catering, deltagarlistor, material och leverantörsleveranser. • Hantera enklare rese- och hotellbokningar, mötesbokningar, beställningar och annan löpande administration efter instruktion. • Samordna praktiska förberedelser och återställning efter aktiviteter. Målsättning: En tydlig och tillgänglig operativ kontaktperson som proaktivt hanterar återkommande sitefrågor och praktisk koordinering så att övriga medarbetare avlastas. Förväntat resultat: Välskötta lokaler, fungerande rutiner och leveranser, snabb hantering av serviceärenden, genomförda praktiska eventförberedelser och dokumenterade checklistor/överlämning inför uppdragets slut. Beräknad tid/omfattning 100 % av heltid, preliminärt sju månader: november 2026–31 maj 2027. Önskad start så snart som möjligt. Arbete sker huvudsakligen på plats i Norrköping under ordinarie kontorstid. Eventuella avvikelser i arbetstid överenskoms i förväg. Övrig information av vikt Resursen ska kunna prioritera återkommande dagliga uppgifter och hantera tillkommande behov inom avtalad omfattning. Uppdraget omfattar inte kvalificerat ekonomiarbete, myndighetsutövning, självständiga upphandlingsbeslut, IT-specialistarbete eller fastighetstekniska reparationer. Beställningar ska ske inom givna mandat och avtal.