Skoladministratör och Mottagningsvärd

Om arbetsplatsen I Nyköping tror vi på utbildning som ger både goda resultat och stärker de värden som skapar ett hållbart samhälle. Vi ser förskolan, skolan och våra arenor för kultur och bildning som några av de viktigaste platserna för att skapa förutsättningar för demokrati och möten utifrån allas olikheter. Division Barn Utbildning Kultur ansvarar för 36 förskolor, två förskolebussar, 16 grundskolor inklusive särskola, Nyköpings gymnasium, Campus Nyköping samt Stadsbiblioteket och barnkultur. Nyköpings gymnasium är den största gymnasieskolan i Nyköping. Vi har elva nationella program - varav sex är yrkesprogram, fyra olika introduktionsprogram och gymnasiesärskola. Hos oss arbetar över 280 personer med att inspirera och motivera, hjälpa och stötta våra 1600 elever att lyckas med sina studier utifrån sina förutsättningar. Vår helhetsidé bygger på tydlighet, meningsfullhet, elevers medskapande och medvetna goda möten. Helhetsidén är länken mellan läroplanens uppdrag och vår vardag. Den vägleder oss i våra pedagogiska möten med alla elever. Arbetsuppgifter Nyköpings gymnasium söker en social och serviceinriktad person som gärna har erfarenhet och förkunskaper inom skoladministration och elevhanteringssystem.Tjänsten är förlagd till enheten Gripenskolan och du blir en del av arbetslaget Service och Support, där du tillsammans med kollegor inom administration, ekonomi, IT, bibliotek och vaktmästeri stödjer skolans verksamhet. Som skoladministratör och mottagningsvärd är du en nyckelperson i skolans dagliga drift. Från receptionen, precis innanför huvudentrén, blir du den första kontaktytan för elever, vårdnadshavare, personal, besökare, externa företag och kommunala enheter. Du är skolans ansikte utåt och spelar en central roll i att skapa en välkomnande och professionell miljö för alla som vistas i skolan. Din förmåga att ge god service, hantera olika typer av ärenden och skapa förtroendefulla relationer är avgörande för att lyckas i rollen. Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Du kommer hantera inkommande samtal och e-post (Microsoft 365) samt bära och dela information (PlaYipp) till personal elever och vårdnadshavare. Du ansvarar för beställning (Kommers) och uppföljning av kontorsmaterial och stödjer skolledning och lärarna med administrativa uppgifter och underlag samt schemaläggning för personal i kommunens lönesystem (Min Lön, Ecompanion). Du ansvarar för system och administration av nycklar, taggar (ARX) och skolans bokningssystem av olika resurser. Du ansvarar för system, administration och uppföljning av skolresor för personal och elever. Du arbetar med elevregister och skoladministration (Schoolsoft) i skolans olika digitala system och plattformar såsom rapportering till CSN, Nationella betygsdatabasen Beda och SCB. Du hanterar arkivuppgifter och betygsförfrågningar samt intern och extern post. För att lyckas i rollen ser att du trivs i en skolmiljö och tycker om att arbeta med unga vuxna. Kvalifikationer • Kunskap/kännedom om gymnasiereformerna Gy11 och Gy25. • Förståelse för GDPR och dess betydelse i skoladministration. • Erfarenhet av skoladministrativa system och god förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala verktyg. • Erfarenhet av att arbeta med unga vuxna i skola eller föreningsliv. • Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom skola och med elevhanteringssystem, företrädesvis Schoolsoft. • God datorvana och lätt för att sätta dig in i nya system. • God förmåga att organisera, planera och arbeta självständigt men även samarbeta med andra. • Kommunicerar mycket väl på svenska och engelska, både i tal och skrift. Ytterligare språk är meriterande. • Du har en stark servicekänsla och kan kommunicera tydligt, både skriftligt och muntligt. • Du är noggrann, strukturerad och självgående men samverkar även väl i team. • Du har en god förmåga att planera, men kan även vara flexibel och prioritera om vid behov. • Du är stresstålig och bibehåller ett professionellt bemötande, även under perioder med hög arbetsbelastning. Intervjuer sker fortlöpande. Anställningens omfattning enligt överenskommelse. 6 månader eller längre. Ansökan Referensnummer: C352047