Stipendiesekreterare till Kungl. Vetenskapsakademien

Vill du arbeta i en forskningsnära miljö där du får kombinera kvalificerad administration, koordinering och ekonomihantering – i nära samarbete med några av Sveriges främsta forskare? Då kan du vara Kungl. Vetenskapsakademiens nya stipendiesekreterare. Om rollen Som stipendiesekreterare har du en central och koordinerande roll där du driver och kvalitetssäkrar processer kopplade till stipendier, priser och kommittéarbete. Du fungerar som navet mellan forskare, ledamöter, externa bedömare och interna funktioner som ekonomi och kommunikation. Arbetet innebär ett stort eget ansvar där du äger dina processer från start till mål och säkerställer att allt genomförs med hög kvalitet. I ditt arbete kommer du bland annat att: planera och koordinera möten och processer kopplade till stipendier, hantera administration, dokumentation och protokoll, ansvara för utlysningar, utvärdering och uppföljning av stipendier, ha löpande kontakt med sökande, forskare och externa granskare, arbeta nära ekonomienheten i frågor kopplade till medel och rekvisitioner, samtäkerställa korrekt kommunikation i utskick och beslut. Du arbetar med viktiga ekonomiska processer där precision, struktur och ett öga för detaljer är avgörande. Detta är en roll med tydlig struktur men hög komplexitet i praktiken, där du navigerar mellan olika beslutsnivåer och många kontaktytor – både nationellt och internationellt. Din profil Vi söker dig som är trygg i din kompetens och trivs i en självständig roll med stort ansvar. Du är: strukturerad och noggrann i ditt arbetssätt, självgående och driver dina processer framåt, duktig på siffror med god förståelse för ekonomi, kommunikativ och tydlig i både tal och skrift, samt en god relationsskapare som bygger förtroende i olika sammanhang. Som person är du prestigelös, diplomatisk och trygg i att navigera i en miljö med seniora personer. Du har förmåga att vara både lyhörd och tydlig, särskilt i dialog med ledamöter och externa experter. Du uppskattar en stabil verksamhet med välfungerande processer, samtidigt som du har ett nyfiket förhållningssätt och gärna bidrar till utveckling och förbättring. Vi ser gärna att du har: erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, god vana av att arbeta med flera parallella processer, erfarenhet av arbete med siffror och ekonomi, mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, samt god systemvana (Office 365 och webbaserade administrativa system). Det är meriterande om du har arbetat inom stiftelser, universitet, eller liknande organisationer, eller har erfarenheter från näringslivet. Om Akademien Kungl. Vetenskapsakademien är en oberoende organisation med uppdrag att främja vetenskap, särskilt inom naturvetenskap och matematik. Akademien grundades 1739 och är en av Sveriges mest prestigefyllda vetenskapliga institutioner. Teamet består av åtta personer och arbetet präglas av stort individuellt ansvar. Samarbete sker vid behov, men vardagen kräver att du trivs med att arbeta självständigt. Verksamheten förvaltar cirka 100 stiftelser baserade på donationer, där arbetet bidrar till att stötta forskning och yngre forskare – något som många upplever som ett meningsfullt mervärde i rollen. DIN ANSÖKAN I denna rekrytering samarbetar Kungl. Vetenskapsakademien med Wise Admin. Vi tar inte emot ansökningar via mejl, utan du söker enkelt med ditt CV eller din Linkedin-profil på wise.se. Vi använder kompetensbaserad rekrytering som metod. Det gör vi i vår strävan efter en mer potentialbaserad matchning. Vi ser därför gärna sökanden med olika bakgrunder, åldrar och erfarenheter, eftersom vi vet att större mångfald berikar var och en av oss och gör oss bättre och mer kompetent som organisation. Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult, Stephanie Grammenidis Hagman, stephanie.grammenidis@wise.se. Vi intervjuar löpande, så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum. Varmt välkommen med din ansökan!