Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz (m/w/d) – Berlin Mitte, Vollzeit ✨ Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten. Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält. Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation. Deine Rolle Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen. Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich. Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung. Deine Aufgaben Büro & Administration die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern Organisation & Support die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte die Organisation von Geburtstagen und internen Events Rund ums Büro (Facility) das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk) kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag Feel-Good-Management & Teamkultur Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen Schriftverkehr & Dokumentation das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben Dein Profil eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise sicherer Umgang mit MS Office sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren. Nice to have: technisches Verständnis Wir bieten Dir die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen eine feste Ansprechperson in der Büroleitung einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen Bewerbung 📩 Klingt nach Dir? Sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung mit: einem Anschreiben inkl. Motivation, Gehaltsvorstellung und frühestem Startdatum einem tabellarischen Lebenslauf und Kopien deiner Zeugnisse Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!